Prep Hard Win Easy

Dit is de laatste fase van projectmatig werken. Het is ook een doe-fase. Het resultaat, dat ooit in een startnotitie als idee begon, is nu werkelijkheid geworden: jullie product is uitgevoerd en jullie hebben het inmiddels geëvalueerd met de opdrachtgever. Tijdens deze fase overhandigen jullie het resultaat aan de opdrachtgever en ronden jullie het project af. Een duidelijk einde is immers een van de kenmerken van projectmatig werken.

Voordat jullie het project definitief aan de opdrachtgever overhandigen, moeten jullie nog een paar laatste stappen uitvoeren.

De opdrachtgever moet verder kunnen werken met jullie product zonder de ondersteuning van jullie als projectteam. Soms kan dat zonder problemen, soms is er nazorg nodig.

Welke nazorg nodig is, hang af van jullie product. Hieronder staan een aantal voorbeelden zodat jullie een idee kunnen krijgen van wat de nazorg in kan houden.

• Jullie hebben voor de hackathon een cateraar ingehuurd voor advies over geschikte borrelhapjes. Bedankjes sturen naar de catering die jullie geadviseerd heeft is een aardig gebaar. Jullie hebben fijn samengewerkt en in de toekomst willen jullie ook wel weer samenwerken. Als je een goede relatie onderhoudt met de cateraar, krijg je misschien de volgende keer korting.
• Dit geldt ook voor het huren van kraampjes voor de hardware-markt. Wellicht gebruiken jullie de verhuurder van de kraampjes in de toekomst weer.
• Jullie hebben een folder gemaakt voor de afdeling voorlichting van een groot recreatiebedrijf als Walibi. Daarvoor hebben jullie mooie foto’s gemaakt. Misschien wil Walibi de foto’s wel hebben om zelf te gebruiken in ander reclame materiaal. Door de foto’s te geven, bouw je aan een goede relatie met een grote klant. Als Walibi tevreden is, zal Walibi sneller aan jullie denken als zij weer een project hebben.
• Op school hebben jullie de hulp van de conciërges gekregen om een lokaal in te richten. Door de conciërges te bedanken, laten jullie jullie waardering zien. Jullie zitten nog wel een paar jaar op school dus is het altijd fijn om een goede relatie te hebben met de mensen die op school werken.
• Jullie hebben een serie spellen ontwikkeld voor een kinderdagverblijf of een bejaardentehuis. Die kunnen zij blijven gebruiken zonder jullie als projectteam erbij. Daarvoor hebben zij wel een handleiding nodig. De nazorg bestaat dan uit het schrijven van een handleiding om mee te geven aan de opdrachtgever.

Leerdoelen

• Jullie kunnen vertellen waarom een goede nazorg belangrijk is.
• Jullie kunnen vertellen hoe jullie een goede relatie met opdrachtgevers en leveranciers kunnen onderhouden.
• Jullie kunnen opschrijven welke nazorg jullie zouden kunnen leveren.

Nut en belang

Goede relaties onderhouden is belangrijk. Jullie kunnen blij zijn met de hulp die jullie gekregen hebben van bijvoorbeeld de conciërge of de receptioniste. Dat weten zij echter niet, zij kunnen geen gedachten lezen. Jullie waardering laten zien is niet alleen een aardig gebaar, maar het is ook investeren in de toekomst: je weet maar nooit wanneer jullie weer moeten samenwerken.

Dat geldt ook voor opdrachtgevers: door ervoor te zorgen dat zij over het product maar ook over jullie als projectteam tevreden zijn, vergroten jullie de kans dat jullie weer ingehuurd worden. Op school kan het misschien voor een hoger cijfer zorgen!

Opdrachten en projectdocumenten

Er is één opdracht waar jullie aan gaan werken:

1. Opdracht 23: maak een lijst met nazorg die jullie zouden kunnen leveren (projectteam).

Je product controleren op kinderziekten

Tijdens de evaluatie hebben jullie het product of eindresultaat uitvoerig besproken. Als er gebreken zijn geconstateerd, kunnen jullie die nu nog herstellen (zaken die je na afloop kan veranderen om het product te verbeteren).

Opdracht 23: maak een lijst met nazorg die jullie zouden kunnen leveren

het hele projectteam

Jullie gaan jullie nazorg uitvoeren.

• Controleer jullie product: is het compleet, moet er nog iets aangepast worden (kijk naar de evaluatie).
• Kijk in de startnotitie naar wat jullie in de kolom nazorg hebben opgeschreven.
• Denk na over hoe je de nazorg moet uitvoeren. Bijvoorbeeld: het versturen van bedankjes. Doen jullie dat per mail, met een kaart, met bloemen enz..
• Voer de nazorg uit zoals jullie dat afgesproken hebben.

Hoe rond je de nazorgfase af?

Je bent klaar om de nazorgfase af te ronden als:

1. Jullie het product gecontroleerd hebben, voordat jullie het overdragen aan de opdrachtgever.
2. Jullie de opdrachtgever alle nodige informatie hebben gegeven, die hij/zij nodig heeft om het product te gebruiken.
3. Een GO hebben gekregen voor de nazorg.