Bedrijven en organisaties waar jullie later stage zullen lopen en zullen gaan werken, werken steeds vaker projectmatig omdat projectmatig werken aansluit bij de huidige ontwikkelingen binnen veel bedrijven en organisaties. Daarom is projectmatig werken een belangrijke vaardigheid geworden voor MBO studenten. Deze belangrijke ontwikkelingen zijn:

  • Minder hiërarchie.
  • Meer samenwerken.
  • Meer zelfstandigheid in het werk.
  • Het leveren van concrete resultaten.

Niet iedere opdracht is een project. Een project moet aan de volgende eisen voldoen:

  • Het is gericht op het realiseren van een concreet resultaat.
  • Het is beperkt in tijd en geld.
  • Er is een duidelijke rolverdeling: er is een opdrachtgever, projectleider en er zijn projectmedewerkers.
  • Geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit zijn kernbegrippen die worden gebruikt om het project te beheersen ofwel in goede banen te leiden en te laten slagen.
  • Er werken verschillende mensen met verschillende achtergronden, kennis en ervaring aan het project.

Projectmatig werken is onderverdeeld in 6 fasen. Het doorlopen van iedere fase moet leiden tot een concreet resultaat van hoge kwaliteit. In het schema hieronder staan de fasen en de bijbehorende projectdocumenten kort beschreven.

Projectdocumenten Fasen
Schriftelijk advies / Offerte Fase 1: Initiatie.
Deze fase start met een probleem of idee dat de opdrachtgever opgelost of uitgevoerd wil hebben. Door goed door te vragen en te overleggen komt de oplossing helder en duidelijk op papier te staan
Projectplan Fase 2: Definitie.
Er wordt een projectteam gevormd met een duidelijke rolverdeling en een verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Het projectteam gaat de startnotitie uitbreiden tot een projectplan waarin beschreven wordt precies hoe het resultaat eruit moet komen te zien en hoe het projectteam te werk gaat om dat te bereiken.
Functioneel- en technisch ontwerp Fase 3 Ontwerp.
In subgroepen werkt het projectteam aan de verschillende ontwerpen. De verschillende ontwerpen moeten leiden tot een Ontwerp met risico analyse compleet product of resultaat. Keuzes die lastig zijn om te maken kunnen met het hele team besproken worden. Bij ieder ontwerp hoort een risicoanalyse om eventuele problemen te voorkomen.
Opzet ontwikkelomgeving Fase 4: Voorbereiding.
In deze fase begint het projectteam met het werken aan de activiteiten die leiden tot de realisatie van het project. De projectmedewerkers maken afspraken met adviseurs, kopen de nodige spullen, enz. De projectleider houdt in de gaten dat alles goed verloopt en zorgt voor regelmatig overleg en afstemming binnen het projectteam.
Evaluatieformulier Fase 5: Realisatie & Evaluatie.
In deze fase zet het projectteam het eindproduct of resultaat in elkaar zodat er aan het einde een afgerond project is. Als de vorige fasen goed zijn verlopen, is deze fase relatief makkelijk. Het project geëvalueerd door het projectteam samen met de opdrachtgever.
Onderhoud- en beheerplan Fase 6: Nazorg.
Tijdens het project denkt het team na en wordt er gesproken over mogelijke vervolgacties. Verantwoording aan derden, zoals financiers, kan nodig zijn. Hier zorgt het projectteam voor gebruik en onderhoud van het eindresultaat.