Nu dat jullie als projectteam de startnotitie af hebben, kunnen jullie beginnen met de volgende fase: jullie gaan de startnotitie uitbreiden tot een projectplan en jullie gaan de rollen die in ieder project team thuishoren, verdelen onder elkaar. Tijdens deze fase denken jullie dus uitgebreid na over hoe jullie het project verder vorm gaan geven en hoe jullie aan het project gaan werken.
De definitiefase wordt ook wel de “wat?” fase genoemd. Tijdens deze fase denken jullie na over hoe het projectresultaat er uit moet zien: “wat is het resultaat?”. Dit staat ook in de startnotitie maar tijdens de definitiefase wordt het resultaat heel precies beschreven. Daarvoor moet het projectteam een wensen en eisen onderzoek doen en een planning en taakverdeling maken.
Aan het begin van de definitiefase moet duidelijk zijn wie er in het projectteam zitten en hoe de rollen binnen het team verdeeld gaan worden. Tijdens de initiatiefase hebben jullie als team al samen gezeten bij de briefing door de opdrachtgever en om de startnotitie te maken. Op jullie stage- of werkplek is dat echter niet het geval. Als de initiatiefase is afgerond, worden de teamleden door de uitgenodigd om deel uit te maken van het projectteam.
In deze fase komen alle leden van het projectteam en de opdrachtgever weer bij elkaar om een planning te maken en afspraken over de manier van werken. Dit heet de kick-off. Dit is een belangrijke bijeenkomst omdat hier de eerste stappen worden gezet om een projectplan te maken. Het projectplan is een belangrijk document met daarin de volgende criteria:
- De startnotitie.
- Wat zijn de eisen en wensen voor het resultaat?
- Wat komen het projectteam en de opdrachtgever overeen over de planning van de fasen van het project (ontwerp/voorbereiden/realisatie/nazorg):jullie maken een grove planning: een planning in grote lijnen en zonder details.
- Wat gaat het projectteam doen om de risico’s te beheersen en om de organisatie en de planning te bewaken?
- Wat is de rol van ieder teamlid?
Leerdoelen
- Jullie kunnen de rollen die binnen een projectteam horen, benoemen en vertellen welke verantwoordelijken daarbij horen.
- Jullie kunnen afspraken over de manier waarop jullie willen samenwerken en dit opschrijven.
- Jullie kunnen vertellen wat een kick-off is en waarom een kick-off belangrijk is.
- Jullie kunnen vertellen uit welke onderdelen een projectplan bestaat en welke informatie jullie in het projectplan moeten opnemen en jullie kunnen zelfstandig een projectplan maken.
Nut en belang
Tijdens de definitiefase wordt met het hele projectteam en de opdrachtgever en soms ook met de mensen die het product moeten gebruiken besproken wat de bedoeling is van het project. De details, wensen en eisen worden besproken zodat de opdrachtgever en de gebruikers krijgen wat zij willen.
De planning die jullie maken zal ervoor zorgen dat alle activiteiten die jullie verrichten om het project uit te voeren, op tijd plaatsvinden zodat het project op de afgesproken datum gerealiseerd kan worden.
Door goede afspraken te maken over hoe jullie gaan samenwerken kan veel ruzie en miscommunicatie worden voorkomen. Daardoor blijft het leuk en is de kans groter dat jullie elkaar helpen en ondersteunen als er iets tegen zit tijdens het werken aan jullie project. Het is daarnaast ook belangrijk om te weten dat je elkaar kan vertrouwen en op elkaar kan rekenen om het werk af te krijgen.
Voorbeeld 1:
De hackathon. De opdrachtgever wil de evaring krijgen waar hij om gevraagd heeft. De opdrachtgever wil dat de studenten genieten van die ervaring, zij zijn de “gebruikers” van het project, zij gaan namelijk naar de hackathon. Daarom is het handig dat er in ieder geval een paar studenten bij de kick-off aanwezig zijn om te vertellen waar zij en hun collega’s wel en niet van houden. Bijvoorbeeld welke hapjes iedereen lekker vindt, of er voedselallergieën zijn of van welke muziek ze houden. Een speciale kerst BBQ is niet geschikt voor een groep mensen met veel vegetariërs in de groep.
Voorbeeld 2:
Jullie maken geen afspraken over wie de notulen maakt tijdens vergaderingen en dus worden er soms wel en soms niet notulen gemaakt. Op een gegeven moment weten jullie bijvoorbeeld niet meer hoeveel mensen geen vis lusten en denken jullie dit in de notulen in de notulen terug te kunnenlezen. Helaas zijn die er niet en moet een van jullie de opdrachtgever bellen. Dit maakt geen professionele indruk.
Wink wink!
Opdrachten en projectdocumenten
Aan het einde van de definitiefase moeten jullie de volgende documenten inleveren:
- Overzicht van wie er in het projectteam zit en wat hun rol is (opdracht 4).
- Lijst met afspraken over de manier van samenwerken van het projectteam (opdracht 6).
- Projectplan: inleveren en goed laten keuren door de opdrachtgever/de docent (opdracht 10).
Er zijn 7 opdrachten waar jullie aan moeten werken:
- Opdracht 4: stel een projectteam samen: verdeel de rollen en taken.
- Opdracht 5: zakelijke uitnodiging schrijven voor een kick-off.
- Opdracht 6: afspraken maken over het samenwerken.
- Opdracht 7: een eisen en wensen onderzoek doen.
- Opdracht 8: een grove planning maken.
- Opdracht 9: een beheersplan opstellen.
- Opdracht 10: het projectplan schrijven.
Stap 1: de rollen en taken in een projectteam
Ieder team heeft:
- Opdrachtgever.
- Projectleider.
- Projectmedewerkers.
- Projectbureau.
- Adviseurs: soms zijn er externe adviseurs bij een project betrokken: zij worden van buitenaf ingehuurd omdat zij speciale kennis hebben, die de leden van het projectteam niet bezitten. Voor de hackathon zou dit bijvoorbeeld een diëtist kunnen zijn omdat sommige studenten die naar de borrel komen een allergie hebben voor koemelkeiwit. De diëtist heb je maar een keer nodig: op het moment dat jullie kiezen welke hapjes jullie willen.
- Gebruikers: soms zijn de gebruikers bij het project betrokken omdat zij met het resultaat moeten gebruiken.
Bij iedere rol horen specifieke taken.
| Rol | Taken |
|---|---|
| Opdrachtgever | Beslissingen nemen Budget ter beschikking stellen Beschikbaar zijn voor overleg en vragen Voor capaciteit zorgen: ervoor zorgen dat er genoeg geld, menskracht en materialen zijn om het project uit te voeren. |
| Voorzitter/projectleider | Communiceren met opdrachtgever Met opdrachtgever het resultaat afstemmen Team samenstellen en instrueren (taken uitleggen) Voortgang van het project bewaken (planning in de gaten houden) Beheersen van tijd/geld en kwaliteit (ervoor zorgen dat het budget niet overschreden wordt, dat er niet te veel uren gewerkt worden en ervoor zorgen dat er goed werk geleverd wordt) |
| Projectmedewerker | Leveren van deelresultaat (eigen deel van het project af hebben) Samenwerken Voorkoppelen (aangeven als je ziet dat iets niet goed zal gaan) |
| Projectbureau | Budget bewaken Uren bewaken Informeren als aantal uren en/of budget overschreden wordt (eroverheen gaan) Project documenten bijhouden Projectdocumenten en andere documenten archiveren |
| Adviseur | Advies geven |
| Gebruikers | Meedenken over het eindresultaat Bijwonen van vergaderingen als dat nodig is |
De rollen moeten duidelijk omschreven zijn zodat ieder teamlid weet wat hij of zij moet doen en zodat ieder teamlid van elkaar weet wat hij of zij doet. Zo kunnen jullie voorkomen dat jullie per ongeluk elkaars werk gaan doen en dus dubbel werk doen. Dit is zonder van de vaak kostbare tijd.
Het verdelen van de rollen
Het is niet altijd makkelijk om de rollen te verdelen. Soms kom je erachter dat jouw rol toch niets voor jou is. Dat is niet erg. Bespreek het met jouw teamleden en kijk of jij met iemand van rol kan ruilen.
Opdracht 4: stel een projectteam samen: verdeel de rollen en taken
Verdeel de rollen en schrijf op welk teamlid welke rol op zich neemt. Jullie kunnen de rollen en namen in de tabel opschrijven. De rollen en taken staan er al in. Vul zelf de namen in maar ook waarom dat teamlid die rol gekregen heeft in de kolom “motivatie”.
| Rol | Taken | Naam | Motivatie |
|---|---|---|---|
| Voorzitter/projectleider | … | … | … |
| projectmedewerker | … | … | … |
| projectmedewerker | … | … | … |
| projectmedewerker | … | … | … |
| projectmedewerker | … | … | … |
| Projectbureau | … | … | … |
| Adviseur Indien van toepassing |
… | … | … |
| Adviseur Indien van toepassing |
… | … | … |
| Gebruiker Indien van toepassing |
… | … | … |
Stap 2: de kick-off
In de definitiefase is dit jullie eerste bijenkomst als projectteam. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen die hierbij aanwezig moet zijn, weet wanneer en waar hij/zij moet zijn. Degenen die bij de kick-off aanwezig moeten zijn, zijn:
- De opdrachtgever.
- De gebruikers van het resultaat of product als dit mogelijk is.
- De teamleden.
De gebruikers kunnen er niet altijd bij zijn maar het is zinvol om aan de opdrachtgever te vragen of hij/zij dat een goed idee vindt en zo ja: wie hij/zij erbij zou willen hebben. Vraag om een lijst met namen en emailadressen om ook deze mensen uit te kunnen nodigen.
Tijdens de kick-off gaan jullie een aantal belangrijke onderdelen bespreken. De onderdelen staan in de agenda voor de kick-off, die jullie hieronder kunnen vinden. Deze onderdelen vormen de basis van jullie project, daarom is het belangrijk om hier aandacht aan te besteden.
Notulen maken
Opschrijven wat er tijdens de kick-off besproken wordt is nodig zodat jullie onthouden wat er besproken is. De notulist schrijft op wat er besproken is per agendapunt. Het is nodig om het hele gesprek op te schrijven. Schrijf alleen op wat er afgesproken is. Dat is namelijk de basis van jullie project.
De Agenda voor de kick-off
De kick-off bestaat uit een vast aantal onderdelen die jullie met elkaar moeten bespreken. Dit worden de agendapunten. De agenda kan ook met de uitnodiging meegestuurd worden.
De agendapunten zijn:
- Iedereen verwelkomen, uitleggen wat het doel van de kick-off is, vertellen hoe lang het gaat duren.
- Kennismaken en rollen binnen het team aangeven.
- Het project: de opdrachtgever vertelt over het project dat hij georganiseerd wil hebben.
- Een grove planning maken voor wanneer iedere fase afgerond moet zijn (ontwerpen/voorbereiden/realisatie/nazorg).
- Brainstormen over de risico’s. Jullie kunnen de startnotitie erbij halen als geheugensteuntje.
- Nu gaan jullie hier dieper op in. Jullie kunnen het haalbaarheidsonderzoek uit de startnotitie gebruiken.
- Afspraken maken over de spelregels: hoe willen jullie samenwerken?
- Een datum en tijdstip bepalen voor het volgende overleg.
Opdracht 5: zakelijke uitnodiging schrijven voor een kick-off
Een uitnodiging voor de kick-off moet zakelijk zijn, het gaat namelijk om werk en niet om een feestje.
- Kijk eerst naar hoe een zakelijke email en uitnodiging voor de kick-off eruit moet zien. Kijk naar het werkblad hieronder(opdracht 5).
- Schrijf de uitnodiging voor de kick-off nadat jullie de vragen van de opdracht in stap 1 hebben beantwoord.
| Opdracht 5 Een zakelijke uitnodiging voor de kick-off | |
|---|---|
| Welke informatie moet je in de uitnodiging opnemen? … … … |
Welke aanhef kan je gebruiken? … … … |
| Bedenk minimaal 2 openingszinnen(een zin om de email mee te beginnen). … … … |
Bedenk minimaal 2 zinnen om je email mee af te sluiten? … … … |
Stap 3: afspraken maken over manier van werken en samenwerken
Goede afspraken zijn afspraken waar het team het mee eens is. Het is niet genoeg om afspraken alleen mondeling te bespreken en dan er vanuit gaan dat ieder teamlid zich aan de afspraken houdt.
Daarom is het belangrijk om afspraken op papier te zetten. Het voordeel hiervan is:
- Iedereen weet welke afspraken er zijn gemaakt.
- De opdrachtgever weet welke afspraken er zijn gemaakt.
- Er kunnen geen discussies over afspraken ontstaan.
De DAU formule
Er is een formule om ervoor te zorgen dat alle afspraken duidelijk en werkbaar (je kan er mee werken) zijn, dit is de zogenaamde DAU formule:
- Duidelijk: het moet duidelijk zijn waarover de afspraak gaat. Je moet achteraf kunnen controleren of je je aan de afspraak hebt gehouden.
- Acceptabel: iedereen is het met de afspraak eens .
- Uitvoerbaar: je hebt wat je nodig hebt om afspraken uit te voeren, bijvoorbeeld een agenda die iedereen kan inzien.
Voorbeelden van onderwerpen voor afspraken
- Op tijd komen.
- Op tijd werk afhebben.
- Op tijd ziekmelden.
- Naar anderen luisteren.
- Op een niet-kwetsende manier feedback geven.
- Luisteren als jij feedback krijgt.
- Hoe je met elkaar omgaat.
- enz..
Opdracht 6: afspraken maken over het samenwerken
Maak afspraken over hoe jullie samen willen werken. Zorg ervoor dat ze volgens de DAU-formule opgeschreven worden.
| Afspraken volgens DAU formule |
|---|
| Afspraken voor het samenwerken |
| … |
| … |
| … |
| … |
| … |
| Handtekeningen voor akkoord: |
| … |
| Datum en plaats |
| … |
Stap 4: eisen en wensen onderzoek
De opdrachtgever wil graag het resultaat waarom hij gevraagd heeft. De gebruikers moeten ook met het resultaat kunnen werken, ervan kunnen genieten of echt kunnen gebruiken. Daarom is het belangrijk om na te vragen bij de opdrachtgever wat hij precies wil. Voor de startnotitie is alleen een korte omschrijving van het eindresultaat gemaakt.
Voorbeeld: de hackathon
Voor het eisen en wensen onderzoek kan het projectteam vragen stellen over welke hapjes en drankjes, welke locatie, welke versiering enz. leuk zijn voor de hackathon.
Opdracht 7: een eisen en wensen onderzoek doen
Voer een eisen en wensen onderzoek uit.
Maak een lijst met vragen en maak een afspraak met de opdrachtgever en eventueel de gebruikers. Stel alle vragen en zorg ervoor dat de opdrachtgever ook met eigen ideeën en voorstellen kan komen: vergeet niet te vragen aan de opdrachtgever welke ideeën hij/zij al heeft voordat jullie de van te voren bedachte vragen stellen.
| Opdracht 7 Eisen en wensen onderzoek |
|---|
| Vragen aan de opdrachtgever: |
| … |
| … |
| … |
| … |
| … |
| … |
| … |
| … |
Stap 5: grove planning voor de fases
Een grove planning voor de fases is een planning waarin je bepaalt wanneer iedere fase af moet zijn. De planning is grof omdat er geen details gepland worden. Dat komt pas in een later stadium tijdens de ontwerpfase en de voorbereidingsfase.
Als eerste vullen jullie in op welke datum jullie elke fase af willen ronden: dit is de deadline. Jullie moeten als projectteam het eens zijn over de datum, maar de opdrachtgever kan ook meebeslissen over de deadlines.
Daarna is er ruimte om de go/no go in te vullen: het projectdocument dat erbij hoort moet goedgekeurd worden door de opdrachtgever, voordat jullie als projectteam aan de volgende fase kunnen beginnen.
De projectleider heeft als taak het bewaken van de voortgang. Hij/zij kan ook een paraaf zetten als duidelijk is dat de go/ no go door de opdrachtgever gegeven is.
Opdracht 8: een grove planning maken
Maak een grove planning.
Vul in op welke datum iedere fase afgerond moet zijn.
| Fase | Afronden datum: | Go/No-Go ontvangen | Paraaf projectleider |
|---|---|---|---|
|
Definitiefase |
… | … | … |
|
Ontwerpfase |
… | … | … |
|
Voorbereidingsfase |
… | … | … |
|
Realisatiefase |
… | … | … |
|
Nazorgfase |
… | … | … |
Let op: de initiatiefase staat hier niet bij omdat jullie die fase al afgerond hebben.
Stap 6: beheersing van het project
Als je een project beheerst, dan houd je een aantal punten in de gaten:
- Het budget: hoeveel geld hebben jullie om aan het project uit te geven. Meer geld uit geven dan dat er is kan niet. Dan moet er contact gezocht worden met de opdrachtgever die voor het project betaalt.
- Uren: iedere projectmedewerker krijgt uren om zijn/haar taken uit te voeren. Als projectmedewerkers te veel uren aan een taak besteden, kan dat ten koste gaan ander taken: dat kan beteken dat een andere taken minder goed uitgevoerd worden. Het is echter ook zo dat als een projectmedewerker eerder klaar is en het werk is goed, dat deze projectmedewerker een collega kan helpen.
- De kwaliteit die projectmedewerkers leveren moet goed zijn omdat anders het eindresultaat niet zal zijn zoals de opdrachtgever verwacht.
Het beheersplan voor de definitiefase
In een beheersplan wordt beschreven hoeveel tijd er aan de fasen besteed mag worden, tijdens de definitiefase gaat het alleen maar om de grote lijnen: wanneer moet iedere fase afgerond zijn. Het gaat hier dus nog niet om de uren die projectmedewerkers besteden aan de taken. Details komen tijdens de ontwerpfase en tijdens de voorbereidingsfase aan bod.
Hoeveel geld er beschikbaar is voor het project is nu wel bekend, dat weet de opdrachtgever vanaf het eerste moment namelijk.
Uit het eisen en wensen onderzoek is naar voren gekomen wat de opdrachtgever precies wil en waar het projectresultaat aan moet voldoen. Dit zijn de kwaliteitseisen. In het beheersplan schrijven jullie op hoe jullie als projectteam ervoor gaan zorgen dat jullie als team het project uitvoeren zoals tijdens het eisen en wensen onderzoek besproken is.
In het beheersplan schrijven jullie ook hoe de rollen en taken verdeeld zijn. Dit vullen jullie in onder het kopje organisatie.
Opdracht 9: een beheersplan opstellen
Maak een beheersplan voor jullie project.
| BEHEERSING PROJECTPLAN | Vul in: |
|---|---|
|
Grove planning |
Die hebben jullie al voor opdracht 8 dus copy-paste is voldoende hier |
|
Geld |
Het budget |
|
Kwaliteit |
Eisen en wensen in het kort: het eisen en wensen onderzoek hebben jullie al uitgevoerd. |
|
Informatie |
Wie wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van het project: dit kunnen jullie overleggen met de opdrachtgever. Hij/zij wil misschien sommige dingen wel en sommige dingen niet weten. Dat geld ook voor de gebruikers. Het is goed om dit nu te checken zodat jullie niemand teleurstellen. |
|
Organisatie |
Lijst van projectmedewerkers en hun rol Voorbeeld: Jullie kunnen zelf rollen bedenken die bij jullie project passen. In een klein team, heeft iedereen meerdere rollen. In een groot team, kan een rol gedeeld worden. |
Stap 7: het projectplan
Na de kick-off kan het projectteam het projectplan schrijven. Het projectplan geeft een overzicht van het hele project en is de basis voor het project. Het is belangrijk dat alle teamleden een bijdrage leveren en dat ieder teamlid, de opdrachtgever en soms de gebruikers het eens zijn over de inhoud. Pas als de opdrachtgever akkoord is, kan het projectteam beginnen aan de volgende fase.
Informatie voor het projectplan hebben jullie al verzameld:
- Algemene informatie: naam van het project en naam van de opdrachtgever
- De startnotitie uit de eerste fase (de initiatie- of startfase) kan helemaal overgenomen worden in het onderdeel resultaat.
- Programma van eisen en wensen: wat willen de opdrachtgever en de gebruikers maar ook het projectteam voor het resultaat: het gaat nu om de details.
- Grove fasering en planning (de planning wanneer iedere fase afgerond moet zijn).
- Beheersing (hoe ga je om met tijd, geld en andere middelen).
- Organisatie : hier staan de namen van de teamleden en hun rollen binnen het projectteam.
| PROJECTPLAN | … |
|---|---|
|
De startnotitie |
Deze kunnen jullie overnemen uit de initiatiefase Zie opdracht 3 |
|
Programma van eisen en wensen |
Schrijf hier de eisen en wensen van de opdrachtgever en van de gebruikers als die ook hebben meegedacht. Zie opdracht 7 |
|
Grove fasering en planning |
Deze kunnen jullie overnemen Zie opdracht 8 |
|
Beheersing |
Geld Organisatie Kwaliteit Informatie Tijd Zie opdracht 9 |
|
Organisatie |
De namen en rollen van alle teamleden Opdrachtgever: Voeg meer projectmedewerkers toe als dat nodig is Projectbureau: Zie opdracht 4 |
|
GO/NO GO OPDRACHTGEVER : |
Datum: |
| … |
Handtekening: |
Opdracht 10: het projectplan schrijven
Maak als projectteam jullie projectplan : deze leveren jullie bij de docent/opdrachtgever in. Pas na een GO kunnen jullie verder kunnen naar de ontwerpfase.
| Opdracht 10 Projectplan | |
|---|---|
| De startnotitie: | … |
| Programma van eisen en wensen: | … |
| Grove fasering en planning: | … |
| Beheersing: | … |
| Organisatie: | … |
| Go/No-Go Opdrachtgever: | … |
Hoe rond je de definitiefase af?
Je bent klaar om de definitiefase af te ronden als jullie:
- Een team samen hebben gesteld (opdracht 4).
- Een lijst met afspraken hebben gemaakt (opdracht 6).
- Een compleet projectplan hebben gemaakt (opdracht 10).
- Een go van de opdrachtgever hebben gekregen voor het projectplan.
- Het beslisdocument is ondertekend door de docent/opdrachtgever.
De volgende stap
Je kan pas aan de volgende fase beginnen als de definitiefase is afgerond.
Deze fase heet de ontwerpfase. Het is net als de initiatiefase en definitiefase weer een denk fase. De ontwerpfase is de laatste denk-fase die nodig is om jullie project uit te kunnen gaan voeren.