Bedrijven en organisaties waar jullie later stage zullen lopen en zullen gaan werken, werken steeds vaker projectmatig omdat projectmatig werken aansluit bij de huidige ontwikkelingen binnen veel bedrijven en organisaties. Daarom is projectmatig werken een belangrijke vaardigheid geworden voor MBO studenten. Deze belangrijke ontwikkelingen zijn:
Minder hiërarchie.
Meer samenwerken.
Meer zelfstandigheid in het werk.
Het leveren van concrete resultaten.
Niet iedere opdracht is een project. Een project moet aan de volgende eisen voldoen:
Het is gericht op het realiseren van een concreet resultaat.
Het is beperkt in tijd en geld.
Er is een duidelijke rolverdeling: er is een opdrachtgever, projectleider en er zijn projectmedewerkers.
Geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit zijn kernbegrippen die worden gebruikt om het project te beheersen ofwel in goede banen te leiden en te laten slagen.
Er werken verschillende mensen met verschillende achtergronden, kennis en ervaring aan het project.
Projectmatig werken is onderverdeeld in 6 fasen. Het doorlopen van iedere fase moet leiden tot een concreet resultaat van hoge kwaliteit. In het schema hieronder staan de fasen en de bijbehorende projectdocumenten kort beschreven.
Projectdocumenten
Fasen
Schriftelijk advies / Offerte
Fase 1: Initiatie. Deze fase start met een probleem of idee dat de opdrachtgever opgelost of uitgevoerd wil hebben. Door goed door te vragen en te overleggen komt de oplossing helder en duidelijk op papier te staan
Projectplan
Fase 2: Definitie. Er wordt een projectteam gevormd met een duidelijke rolverdeling en een verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Het projectteam gaat de startnotitie uitbreiden tot een projectplan waarin beschreven wordt precies hoe het resultaat eruit moet komen te zien en hoe het projectteam te werk gaat om dat te bereiken.
Functioneel- en technisch ontwerp
Fase 3 Ontwerp. In subgroepen werkt het projectteam aan de verschillende ontwerpen. De verschillende ontwerpen moeten leiden tot een Ontwerp met risico analyse compleet product of resultaat. Keuzes die lastig zijn om te maken kunnen met het hele team besproken worden. Bij ieder ontwerp hoort een risicoanalyse om eventuele problemen te voorkomen.
Opzet ontwikkelomgeving
Fase 4: Voorbereiding. In deze fase begint het projectteam met het werken aan de activiteiten die leiden tot de realisatie van het project. De projectmedewerkers maken afspraken met adviseurs, kopen de nodige spullen, enz. De projectleider houdt in de gaten dat alles goed verloopt en zorgt voor regelmatig overleg en afstemming binnen het projectteam.
Evaluatieformulier
Fase 5: Realisatie & Evaluatie. In deze fase zet het projectteam het eindproduct of resultaat in elkaar zodat er aan het einde een afgerond project is. Als de vorige fasen goed zijn verlopen, is deze fase relatief makkelijk. Het project geëvalueerd door het projectteam samen met de opdrachtgever.
Onderhoud- en beheerplan
Fase 6: Nazorg. Tijdens het project denkt het team na en wordt er gesproken over mogelijke vervolgacties. Verantwoording aan derden, zoals financiers, kan nodig zijn. Hier zorgt het projectteam voor gebruik en onderhoud van het eindresultaat.
Initiatie betekent met iets beginnen of iets opstarten.
Daar gaat het in deze fase om. Het is de eerste stap van je project. Daarom is dit een denk-fase: je begint met het nadenken over wat je wil en hoe je het wil bereiken, maar je moet ook beginnen met nadenken over wat er allemaal mis zou kunnen gaan.
Leerdoelen
Jullie kunnen vertellen wat een initiatiefase betekent.
Jullie kunnen vertellen welke drie stappen jullie moet zetten om een project in de initiatiefase op te starten.
Jullie kunnen een project opstarten d.m.v. een briefing, startnotitie en een haalbaarheidsonderzoek.
Nut en belang
In deze fase leg je de basis voor je project. Je moet weten wat je wil bereiken en waar je rekening mee moet houden. Ook moet je nadenken over wat er mis kan gaan zodat je het kan voorkomen. Daarnaast moet het project team en de opdrachtgever weten wat de bedoeling is zodat iedereen aan het zelfde project werkt.
Een voorbeeld:
Jullie organiseren een parkfeest en vergeten dat het misschien kan regenen, ook al is het midden in de zomer, je hebt helaas nooit een garantie op mooi weer. Als je hier tijdens de initiatiefase over nadenkt, dan kan je partytenten regelen om op te zetten als dat nodig is.
Nog een voorbeeld:
Jullie hebben afgesproken om een parkfeest te geven maar dit staat niet in de startnotitie. Iemand heeft niet goed opgelet en vraagt offertes aan om zalen te huren voor het feest. Dat is zonde van je kostbare tijd en kan de planning in gevaar brengen omdat diegene niet meer op schema loopt. Als in de startnotitie duidelijk staat dat het een parkfeest moet worden, kan je dit voorkomen.
Opdrachten en projectdocumenten
Tijdens deze initiatiefase voeren jullie een gesprek met de opdrachtgever, moeten jullie als team de startnotitie afhebben en doen jullie een haalbaarheidsonderzoek. De startnotitie moet aan het einde van de initiatiefase ingeleverd worden bij de docent of opdrachtgever. Zonder akkoord van de docent is namelijk niet mogelijk om aan de tweede fase te beginnen.
Er zijn drie opdrachten waar jullie aan moeten werken:
Opdracht 1: aantekeningen maken van een briefing met de opdrachtgever.
Opdracht 2: oefenen met Luisteren Samenvatten Doorvragen.
Opdracht 3: de startnotitie maken.
Stap 1 : Gesprek met de opdrachtgever
Dit gesprek wordt ook wel een briefing genoemd. Samen met de opdrachtgever praat je over:
Wat wil de opdrachtgever: wat moet het resultaat zijn?
Wat wil je met je resultaat bereiken: wat is het doel?
Voor wie moet het resultaat zijn: wie is de doelgroep?
Wat gaat de opdrachtgever doen: wat is zijn taak?
Het is handig om meteen aantekeningen te maken omdat je deze informatie nodig hebt om aan de volgende stap van de initiatiefase te beginnen.
Voordat jullie aan de briefing beginnen, kunnen jullie opdracht 1 maken om jullie op de briefing voor te bereiden.
Opdracht 1: aantekeningen maken van een briefing met de opdrachtgever
Hoe kan je op een makkelijke manier aantekeningen maken zodat je niet vergeet wat je hebt besproken met de opdrachtgever?
Maak in jullie groepjes een lijst met punten die je tijdens een briefing op moet schrijven.
Vergelijk daarna alle lijsten. Leg ze naast elkaar en kijk naar wat anderen bedacht hebben.
Jullie kunnen altijd tips van anderen overnemen door ze op jullie eigen groepslijst bij te schrijven.
Aantekeningen n.a.v. briefing
Namen van de groepsleden:
…
Belangrijke punten:
…
…
…
…
…
…
Informatie verkrijgen tijdens een gesprek
Mensen denken vaak dat zij heel duidelijk zijn maar dat is niet altijd zo. Mensen denken ook vaak dat zij alles hebben begrepen, maar dat is ook niet altijd zo. Daardoor kan er een enorme miscommunicatie ontstaan. Om dit te voorkomen, kan je een gesprekstechniek toepassen die bekend staat als:
Luisteren Samenvatten Doorvragen
Dit wordt meestal afgekort tot LSD.
Hoe werkt LSD?
Luisteren: luister met aandacht naar wat de ander tegen jou zegt.
Samenvatten: vat dit samen in je eigen woorden om te controleren of je de ander goed begrepen hebt. Stel ook de controlevraag: “als ik het goed begrijp, dan wilt u/dan bedoelt u……?”
Doorvragen: als je meer details wil horen, stel daar dan vragen over. Als je iets niet begrijpt of er is iets onduidelijk, stel daar dan vragen over.
Zo kan je alle informatie boven water halen die je nodig denkt te hebben.
Communicatievaardigheden
Luisteren, samenvatten, doorvragen.
Open vragen stellen (wie, wat, wanneer, waar, hoe).
Elkaar non-verbaal waarnemen.
Geef de ander terug wat je ziet, merkt, hoort.
Gebruik die interesses en woorden van de ander.
Niet Interpreteren, vragen om verduidelijking.
Pas op met ‘waarom’.
Stiltes respecteren.
Met IK spreken.
Opdracht 2: oefenen met Luisteren Samenvatten Doorvragen
Zoek een partner en oefen met LSD, er zijn twee rollen: de opdrachtgever en de projectleider.
De opdrachtgever wil een feest organiseren voor zijn studenten vlak voor de kerstvakantie en wil dat laten organiseren door een project team. Hij weet alleen nog niet zo goed wat voor feest.
De projectleider moet achterhalen wat voor feest het moet worden. Om de opdrachtgever verder te helpen moet de projectleider LSD toepassen.
EXTRA UITDAGING
De projectleider maakt tijdens het gesprek aantekeningen. Na afloop kunnen de opdrachtgever en de projectleider samen kijken of wat er in de aantekeningen staat, wel klopt.
Stap 2: de startnotitie – het eerste document
Waarom maak je een startnotitie?
Met een startnotitie kan je aan de opdrachtgever laten zien wat de bedoeling is en wat jullie als projectteam voor de opdrachtgever gaat doen.
Om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken en om dit op een efficiënte manier te doen, zijn er een aantal vaste criteria of onderwerpen die in iedere startnotitie thuis horen. Deze manier van systematisch werken heeft twee belangrijke voordelen:
Je kan voorkomen dat je iets vergeet. Half werken leveren en belangrijke informatie weglaten maakt niet een goede indruk op de opdrachtgever. Systematisch werken is daarom een belangrijk onderdeel van professioneel werken.
Je kan het werk makkelijk met een collega delen. Als jij ineens niet verder kan werken omdat jij bijvoorbeeld ziek wordt, kan een collega het werk makkelijk overnemen. Het project zal daardoor geen vertraging oplopen. Juist door steeds op dezelfde manier te werken kan je je werk overdragen aan een collega; op die manier draagt het bij aan een goed en efficiënt verloop van het project.
Hoe ziet een startnotitie er uit?
In de tabel hieronder kan je zien precies welke criteria in de startnotitie thuishoren.
De criteria
Welke vragen moet je stellen om de startnotitie goed in te vullen.
Resultaat
Wat is het product, wat heb je af als het project af is?
Voorbeeld: een hackathon
Afbakening
Wat hoort niet bij het resultaat: zorg er voor dat je heel duidelijk bent over wat het resultaat precies inhoudt en wat er niet bij hoort, zodat de opdrachtgever niet voor rare verassingen komt te staan of meer had verwacht dan wat hij heeft gekregen.
Voorbeeld: de hackathon met hapjes en drankjes, maar niet de kerstpakketten die de studenten ieder jaar krijgen.
Probleem
Waarom was dit project nodig? Wat moest er opgelost worden?
Voorbeeld: studenten moeten elkaar beter leren kennen op een informele manier.
Aanleiding
Waarom wil de opdrachtgever het probleem oplossen – wat was de reden daarvoor?
Voorbeeld: de sfeer in de klas is niet altijd goed en dit heeft een slechte invloed op het werk dat de studenten leveren
Doel
Wat wil je bereiken en waarom.
Voorbeeld: hoe kan ik de sfeer in de klas verbeteren voor Januari zodat alle studenten samenwerken om opdrachten op tijd af krijgen?
SMART Specifiek. Wat:ik weet precies wat ik wil bereiken. Meetbaar. Waaraan:ik weet precies waaraan ik kan merken of het resultaat bereikt is. Acceptabel. Waarom:ik weet waarom ik deze doelstelling wil bereiken. Realistisch. Welke:ik weet welke haalbare acties ik onderneem om mijn doel te bereiken. Tijdgebonden. Wanneer:ik weet duidelijk wanneer ik begin en wanneer mijn doel bereikt moet zijn.
TIP: als je een doel formuleert en opschrijft, zorg dan dat het SMART geformuleerd is. Dit moet je later ook doen als je stage gaat lopen en een POP (persoonlijk ontwikkelplan) en een PAP (plan van aanpak) gaat schrijven.
Haalbaarheid
Je project moet haalbaar zijn: kan je het project wel uitvoeren? Om dat te achterhalen, moet je een haalbaarheidsonderzoek doen.
Voorbeeld: de hackathon houden op een tropisch eiland, met een budget van € 1000,= , terwijl de college in Amsterdam staat en er 30 studenten zijn uitgenodigd is financieel niet haalbaar.
Er zijn vaste criteria die in een haalbaarheidsonderzoek thuishoren:
Economisch: de kostprijs.
Technisch: kan het eigenlijk wel met de materialen die jij tot je beschikking hebt?
Commercieel: past het wel in de markt, sluit het aan op huidige ontwikkelingen, zijn er al andere alternatieven waardoor jouw project eigenlijk niet nodig is.
Maatschappelijk: vindt iedereen het goed, is het bijvoorbeeld niet slecht voor het milieu, past het binnen de democratische samenleving? Gaat het niet in tegen de grondwet of überhaupt tegen de wet?
Resources: dit zijn de middelen om je project te realiseren. Denk aan mensen, geld, apparatuur en genoeg tijd.
TIPS:
Maak het niet te uitgebreid, schrijf kort in steekwoorden op wat de antwoorden zijn op de 5 vragen van het haalbaarheidsonderzoek.
Soms moet je een inschatting maken, dat is niet erg. Overleg met elkaar en bepaal dan hoe jullie iets inschatten. Het is soms goed om samen te brainstormen (samen nadenken over een onderwerp) omdat je met meer mensen altijd meer weet dan in je eentje, je kan je kennis delen en van anderen leren.
Het kan zijn dat sommige van de 5 vragen niet heel relevant zijn. Verspil geen tijd met zoeken naar iets dat er niet is!
Risico’s
Vraag je af of er zwakke plekken zijn, dingen die voor problemen zouden kunnen zorgen als je het project uit gaat voeren.
Voorbeeld: jij organiseert een parkfeest in de zomer. Het risico bestaat dat het gaat regenen waardoor het feest niet door kan gaan. Door partytenten achter de hand te hebben, kunnen mensen nog steeds buiten staan en droog blijven.
Nazorg
Bedenk welke informatie en kennis de opdrachtgever nodig heeft om zonder jullie als projectteam met jullie resultaat of product moet kunnen werken.
Voorbeeld: een draaiboek om voor een hackathon alles klaar te zetten op de avond van de hackathon.
Voorbeeld: partytenten huren is erg duur, kopen bij de Praxis is goedkoper.
Als je toch eigenaar bent van de partytenten, wordt het mogelijk om veel sneller en makkelijker een activiteit buiten te organiseren omdat jij een belangrijke drempel hebt weggenomen om dat te doen. Jullie geven de partytenten aan de opdrachtgever zodat hij in de toekomst vaker zelf parkfeesten kan organiseren.
Randvoorwaarden
Hier moet je je afvragen: wat heb ik nodig om mijn project uit te voeren.
Eigenlijk heb je het al een beetje bekeken bij het haalbaarheidsonderzoek onder vraag 5: resources.
Nu moet je echter heel concreet opschrijven wat en wie je nodig hebt om je project uit te voeren.
Opdracht 3: de startnotitie maken
Maak nu jullie eigen startnotitie. Deze moet af zijn en goedgekeurd worden door de opdrachtgever voordat jullie verder kunnen met de volgende fase dus om in te leveren bij de docent/opdrachtgever.
Criteria
Uitwerking
Resultaat
…
Afbakening
…
Probleem
…
Aanleiding
…
Doel
…
Haalbaarheid
…
Risico’s
…
Nazorg
…
Randvoorwaarden
…
Hoe rond je de initiatiefase af?
Je bent klaar om de initiatiefase af te ronden als je:
De briefing met de opdrachtgever hebt gehad.
De startnotitie hebt inclusief een haalbaarheidsonderzoek hebt gemaakt.
Een akkoord hebt van de opdrachtgever voor de startnotitie (opdracht 3).
Het beslisdocument is ondertekend door de docent/opdrachtgever.
De volgende stap
Je kan pas aan de volgende fase beginnen als de initiatiefase is afgerond.
Deze fase heet de definitiefase. Het is net als de initiatiefase weer een denk fase.
Nu dat jullie als projectteam de startnotitie af hebben, kunnen jullie beginnen met de volgende fase: jullie gaan de startnotitie uitbreiden tot een projectplan en jullie gaan de rollen die in ieder project team thuishoren, verdelen onder elkaar. Tijdens deze fase denken jullie dus uitgebreid na over hoe jullie het project verder vorm gaan geven en hoe jullie aan het project gaan werken.
De definitiefase wordt ook wel de “wat?” fase genoemd. Tijdens deze fase denken jullie na over hoe het projectresultaat er uit moet zien: “wat is het resultaat?”. Dit staat ook in de startnotitie maar tijdens de definitiefase wordt het resultaat heel precies beschreven. Daarvoor moet het projectteam een wensen en eisen onderzoek doen en een planning en taakverdeling maken.
Aan het begin van de definitiefase moet duidelijk zijn wie er in het projectteam zitten en hoe de rollen binnen het team verdeeld gaan worden. Tijdens de initiatiefase hebben jullie als team al samen gezeten bij de briefing door de opdrachtgever en om de startnotitie te maken. Op jullie stage- of werkplek is dat echter niet het geval. Als de initiatiefase is afgerond, worden de teamleden door de uitgenodigd om deel uit te maken van het projectteam.
In deze fase komen alle leden van het projectteam en de opdrachtgever weer bij elkaar om een planning te maken en afspraken over de manier van werken. Dit heet de kick-off. Dit is een belangrijke bijeenkomst omdat hier de eerste stappen worden gezet om een projectplan te maken. Het projectplan is een belangrijk document met daarin de volgende criteria:
De startnotitie.
Wat zijn de eisen en wensen voor het resultaat?
Wat komen het projectteam en de opdrachtgever overeen over de planning van de fasen van het project (ontwerp/voorbereiden/realisatie/nazorg):jullie maken een grove planning: een planning in grote lijnen en zonder details.
Wat gaat het projectteam doen om de risico’s te beheersen en om de organisatie en de planning te bewaken?
Wat is de rol van ieder teamlid?
Leerdoelen
Jullie kunnen de rollen die binnen een projectteam horen, benoemen en vertellen welke verantwoordelijken daarbij horen.
Jullie kunnen afspraken over de manier waarop jullie willen samenwerken en dit opschrijven.
Jullie kunnen vertellen wat een kick-off is en waarom een kick-off belangrijk is.
Jullie kunnen vertellen uit welke onderdelen een projectplan bestaat en welke informatie jullie in het projectplan moeten opnemen en jullie kunnen zelfstandig een projectplan maken.
Nut en belang
Tijdens de definitiefase wordt met het hele projectteam en de opdrachtgever en soms ook met de mensen die het product moeten gebruiken besproken wat de bedoeling is van het project. De details, wensen en eisen worden besproken zodat de opdrachtgever en de gebruikers krijgen wat zij willen.
De planning die jullie maken zal ervoor zorgen dat alle activiteiten die jullie verrichten om het project uit te voeren, op tijd plaatsvinden zodat het project op de afgesproken datum gerealiseerd kan worden.
Door goede afspraken te maken over hoe jullie gaan samenwerken kan veel ruzie en miscommunicatie worden voorkomen. Daardoor blijft het leuk en is de kans groter dat jullie elkaar helpen en ondersteunen als er iets tegen zit tijdens het werken aan jullie project. Het is daarnaast ook belangrijk om te weten dat je elkaar kan vertrouwen en op elkaar kan rekenen om het werk af te krijgen.
Voorbeeld 1:
De hackathon. De opdrachtgever wil de evaring krijgen waar hij om gevraagd heeft. De opdrachtgever wil dat de studenten genieten van die ervaring, zij zijn de “gebruikers” van het project, zij gaan namelijk naar de hackathon. Daarom is het handig dat er in ieder geval een paar studenten bij de kick-off aanwezig zijn om te vertellen waar zij en hun collega’s wel en niet van houden. Bijvoorbeeld welke hapjes iedereen lekker vindt, of er voedselallergieën zijn of van welke muziek ze houden. Een speciale kerst BBQ is niet geschikt voor een groep mensen met veel vegetariërs in de groep.
Voorbeeld 2:
Jullie maken geen afspraken over wie de notulen maakt tijdens vergaderingen en dus worden er soms wel en soms niet notulen gemaakt. Op een gegeven moment weten jullie bijvoorbeeld niet meer hoeveel mensen geen vis lusten en denken jullie dit in de notulen in de notulen terug te kunnenlezen. Helaas zijn die er niet en moet een van jullie de opdrachtgever bellen. Dit maakt geen professionele indruk.
Wink wink!
Opdrachten en projectdocumenten
Aan het einde van de definitiefase moeten jullie de volgende documenten inleveren:
Overzicht van wie er in het projectteam zit en wat hun rol is (opdracht 4).
Lijst met afspraken over de manier van samenwerken van het projectteam (opdracht 6).
Projectplan: inleveren en goed laten keuren door de opdrachtgever/de docent (opdracht 10).
Er zijn 7 opdrachten waar jullie aan moeten werken:
Opdracht 4: stel een projectteam samen: verdeel de rollen en taken.
Opdracht 5: zakelijke uitnodiging schrijven voor een kick-off.
Opdracht 6: afspraken maken over het samenwerken.
Opdracht 7: een eisen en wensen onderzoek doen.
Opdracht 8: een grove planning maken.
Opdracht 9: een beheersplan opstellen.
Opdracht 10: het projectplan schrijven.
Stap 1: de rollen en taken in een projectteam
Ieder team heeft:
Opdrachtgever.
Projectleider.
Projectmedewerkers.
Projectbureau.
Adviseurs: soms zijn er externe adviseurs bij een project betrokken: zij worden van buitenaf ingehuurd omdat zij speciale kennis hebben, die de leden van het projectteam niet bezitten. Voor de hackathon zou dit bijvoorbeeld een diëtist kunnen zijn omdat sommige studenten die naar de borrel komen een allergie hebben voor koemelkeiwit. De diëtist heb je maar een keer nodig: op het moment dat jullie kiezen welke hapjes jullie willen.
Gebruikers: soms zijn de gebruikers bij het project betrokken omdat zij met het resultaat moeten gebruiken.
Bij iedere rol horen specifieke taken.
Rol
Taken
Opdrachtgever
Beslissingen nemen
Budget ter beschikking stellen
Beschikbaar zijn voor overleg en vragen
Voor capaciteit zorgen: ervoor zorgen dat er genoeg geld, menskracht en materialen zijn om het project uit te voeren.
Voorzitter/projectleider
Communiceren met opdrachtgever
Met opdrachtgever het resultaat afstemmen
Team samenstellen en instrueren (taken uitleggen)
Voortgang van het project bewaken (planning in de gaten houden)
Beheersen van tijd/geld en kwaliteit (ervoor zorgen dat het budget niet overschreden wordt, dat er niet te veel uren gewerkt worden en ervoor zorgen dat er goed werk geleverd wordt)
Projectmedewerker
Leveren van deelresultaat (eigen deel van het project af hebben)
Samenwerken
Voorkoppelen (aangeven als je ziet dat iets niet goed zal gaan)
Projectbureau
Budget bewaken
Uren bewaken
Informeren als aantal uren en/of budget overschreden wordt (eroverheen gaan)
Project documenten bijhouden
Projectdocumenten en andere documenten archiveren
Adviseur
Advies geven
Gebruikers
Meedenken over het eindresultaat Bijwonen van vergaderingen als dat nodig is
De rollen moeten duidelijk omschreven zijn zodat ieder teamlid weet wat hij of zij moet doen en zodat ieder teamlid van elkaar weet wat hij of zij doet. Zo kunnen jullie voorkomen dat jullie per ongeluk elkaars werk gaan doen en dus dubbel werk doen. Dit is zonder van de vaak kostbare tijd.
Het verdelen van de rollen
Het is niet altijd makkelijk om de rollen te verdelen. Soms kom je erachter dat jouw rol toch niets voor jou is. Dat is niet erg. Bespreek het met jouw teamleden en kijk of jij met iemand van rol kan ruilen.
Opdracht 4: stel een projectteam samen: verdeel de rollen en taken
Verdeel de rollen en schrijf op welk teamlid welke rol op zich neemt. Jullie kunnen de rollen en namen in de tabel opschrijven. De rollen en taken staan er al in. Vul zelf de namen in maar ook waarom dat teamlid die rol gekregen heeft in de kolom “motivatie”.
Rol
Taken
Naam
Motivatie
Voorzitter/projectleider
…
…
…
projectmedewerker
…
…
…
projectmedewerker
…
…
…
projectmedewerker
…
…
…
projectmedewerker
…
…
…
Projectbureau
…
…
…
Adviseur Indien van toepassing
…
…
…
Adviseur Indien van toepassing
…
…
…
Gebruiker Indien van toepassing
…
…
…
Stap 2: de kick-off
In de definitiefase is dit jullie eerste bijenkomst als projectteam. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen die hierbij aanwezig moet zijn, weet wanneer en waar hij/zij moet zijn. Degenen die bij de kick-off aanwezig moeten zijn, zijn:
De opdrachtgever.
De gebruikers van het resultaat of product als dit mogelijk is.
De teamleden.
De gebruikers kunnen er niet altijd bij zijn maar het is zinvol om aan de opdrachtgever te vragen of hij/zij dat een goed idee vindt en zo ja: wie hij/zij erbij zou willen hebben. Vraag om een lijst met namen en emailadressen om ook deze mensen uit te kunnen nodigen.
Tijdens de kick-off gaan jullie een aantal belangrijke onderdelen bespreken. De onderdelen staan in de agenda voor de kick-off, die jullie hieronder kunnen vinden. Deze onderdelen vormen de basis van jullie project, daarom is het belangrijk om hier aandacht aan te besteden.
Notulen maken
Opschrijven wat er tijdens de kick-off besproken wordt is nodig zodat jullie onthouden wat er besproken is. De notulist schrijft op wat er besproken is per agendapunt. Het is nodig om het hele gesprek op te schrijven. Schrijf alleen op wat er afgesproken is. Dat is namelijk de basis van jullie project.
De Agenda voor de kick-off
De kick-off bestaat uit een vast aantal onderdelen die jullie met elkaar moeten bespreken. Dit worden de agendapunten. De agenda kan ook met de uitnodiging meegestuurd worden.
De agendapunten zijn:
Iedereen verwelkomen, uitleggen wat het doel van de kick-off is, vertellen hoe lang het gaat duren.
Kennismaken en rollen binnen het team aangeven.
Het project: de opdrachtgever vertelt over het project dat hij georganiseerd wil hebben.
Een grove planning maken voor wanneer iedere fase afgerond moet zijn (ontwerpen/voorbereiden/realisatie/nazorg).
Brainstormen over de risico’s. Jullie kunnen de startnotitie erbij halen als geheugensteuntje.
Nu gaan jullie hier dieper op in. Jullie kunnen het haalbaarheidsonderzoek uit de startnotitie gebruiken.
Afspraken maken over de spelregels: hoe willen jullie samenwerken?
Een datum en tijdstip bepalen voor het volgende overleg.
Opdracht 5: zakelijke uitnodiging schrijven voor een kick-off
Een uitnodiging voor de kick-off moet zakelijk zijn, het gaat namelijk om werk en niet om een feestje.
Kijk eerst naar hoe een zakelijke email en uitnodiging voor de kick-off eruit moet zien. Kijk naar het werkblad hieronder(opdracht 5).
Schrijf de uitnodiging voor de kick-off nadat jullie de vragen van de opdracht in stap 1 hebben beantwoord.
Opdracht 5 Een zakelijke uitnodiging voor de kick-off
Welke informatie moet je in de uitnodiging opnemen?
…
…
…
Welke aanhef kan je gebruiken?
…
…
…
Bedenk minimaal 2 openingszinnen(een zin om de email mee te beginnen).
…
…
…
Bedenk minimaal 2 zinnen om je email mee af te sluiten?
…
…
…
Stap 3: afspraken maken over manier van werken en samenwerken
Goede afspraken zijn afspraken waar het team het mee eens is. Het is niet genoeg om afspraken alleen mondeling te bespreken en dan er vanuit gaan dat ieder teamlid zich aan de afspraken houdt.
Daarom is het belangrijk om afspraken op papier te zetten. Het voordeel hiervan is:
Iedereen weet welke afspraken er zijn gemaakt.
De opdrachtgever weet welke afspraken er zijn gemaakt.
Er kunnen geen discussies over afspraken ontstaan.
De DAU formule
Er is een formule om ervoor te zorgen dat alle afspraken duidelijk en werkbaar (je kan er mee werken) zijn, dit is de zogenaamde DAU formule:
Duidelijk: het moet duidelijk zijn waarover de afspraak gaat. Je moet achteraf kunnen controleren of je je aan de afspraak hebt gehouden.
Acceptabel: iedereen is het met de afspraak eens .
Uitvoerbaar: je hebt wat je nodig hebt om afspraken uit te voeren, bijvoorbeeld een agenda die iedereen kan inzien.
Voorbeelden van onderwerpen voor afspraken
Op tijd komen.
Op tijd werk afhebben.
Op tijd ziekmelden.
Naar anderen luisteren.
Op een niet-kwetsende manier feedback geven.
Luisteren als jij feedback krijgt.
Hoe je met elkaar omgaat.
enz..
Opdracht 6: afspraken maken over het samenwerken
Maak afspraken over hoe jullie samen willen werken. Zorg ervoor dat ze volgens de DAU-formule opgeschreven worden.
Afspraken volgens DAU formule
Afspraken voor het samenwerken
…
…
…
…
…
Handtekeningen voor akkoord:
…
Datum en plaats
…
Stap 4: eisen en wensen onderzoek
De opdrachtgever wil graag het resultaat waarom hij gevraagd heeft. De gebruikers moeten ook met het resultaat kunnen werken, ervan kunnen genieten of echt kunnen gebruiken. Daarom is het belangrijk om na te vragen bij de opdrachtgever wat hij precies wil. Voor de startnotitie is alleen een korte omschrijving van het eindresultaat gemaakt.
Voorbeeld: de hackathon
Voor het eisen en wensen onderzoek kan het projectteam vragen stellen over welke hapjes en drankjes, welke locatie, welke versiering enz. leuk zijn voor de hackathon.
Opdracht 7: een eisen en wensen onderzoek doen
Voer een eisen en wensen onderzoek uit.
Maak een lijst met vragen en maak een afspraak met de opdrachtgever en eventueel de gebruikers. Stel alle vragen en zorg ervoor dat de opdrachtgever ook met eigen ideeën en voorstellen kan komen: vergeet niet te vragen aan de opdrachtgever welke ideeën hij/zij al heeft voordat jullie de van te voren bedachte vragen stellen.
Opdracht 7 Eisen en wensen onderzoek
Vragen aan de opdrachtgever:
…
…
…
…
…
…
…
…
Stap 5: grove planning voor de fases
Een grove planning voor de fases is een planning waarin je bepaalt wanneer iedere fase af moet zijn. De planning is grof omdat er geen details gepland worden. Dat komt pas in een later stadium tijdens de ontwerpfase en de voorbereidingsfase.
Als eerste vullen jullie in op welke datum jullie elke fase af willen ronden: dit is de deadline. Jullie moeten als projectteam het eens zijn over de datum, maar de opdrachtgever kan ook meebeslissen over de deadlines.
Daarna is er ruimte om de go/no go in te vullen: het projectdocument dat erbij hoort moet goedgekeurd worden door de opdrachtgever, voordat jullie als projectteam aan de volgende fase kunnen beginnen.
De projectleider heeft als taak het bewaken van de voortgang. Hij/zij kan ook een paraaf zetten als duidelijk is dat de go/ no go door de opdrachtgever gegeven is.
Opdracht 8: een grove planning maken
Maak een grove planning.
Vul in op welke datum iedere fase afgerond moet zijn.
Fase
Afronden datum:
Go/No-Go ontvangen
Paraaf projectleider
Definitiefase
…
…
…
Ontwerpfase
…
…
…
Voorbereidingsfase
…
…
…
Realisatiefase
…
…
…
Nazorgfase
…
…
…
Let op: de initiatiefase staat hier niet bij omdat jullie die fase al afgerond hebben.
Stap 6: beheersing van het project
Als je een project beheerst, dan houd je een aantal punten in de gaten:
Het budget: hoeveel geld hebben jullie om aan het project uit te geven. Meer geld uit geven dan dat er is kan niet. Dan moet er contact gezocht worden met de opdrachtgever die voor het project betaalt.
Uren: iedere projectmedewerker krijgt uren om zijn/haar taken uit te voeren. Als projectmedewerkers te veel uren aan een taak besteden, kan dat ten koste gaan ander taken: dat kan beteken dat een andere taken minder goed uitgevoerd worden. Het is echter ook zo dat als een projectmedewerker eerder klaar is en het werk is goed, dat deze projectmedewerker een collega kan helpen.
De kwaliteit die projectmedewerkers leveren moet goed zijn omdat anders het eindresultaat niet zal zijn zoals de opdrachtgever verwacht.
Het beheersplan voor de definitiefase
In een beheersplan wordt beschreven hoeveel tijd er aan de fasen besteed mag worden, tijdens de definitiefase gaat het alleen maar om de grote lijnen: wanneer moet iedere fase afgerond zijn. Het gaat hier dus nog niet om de uren die projectmedewerkers besteden aan de taken. Details komen tijdens de ontwerpfase en tijdens de voorbereidingsfase aan bod.
Hoeveel geld er beschikbaar is voor het project is nu wel bekend, dat weet de opdrachtgever vanaf het eerste moment namelijk.
Uit het eisen en wensen onderzoek is naar voren gekomen wat de opdrachtgever precies wil en waar het projectresultaat aan moet voldoen. Dit zijn de kwaliteitseisen. In het beheersplan schrijven jullie op hoe jullie als projectteam ervoor gaan zorgen dat jullie als team het project uitvoeren zoals tijdens het eisen en wensen onderzoek besproken is.
In het beheersplan schrijven jullie ook hoe de rollen en taken verdeeld zijn. Dit vullen jullie in onder het kopje organisatie.
Opdracht 9: een beheersplan opstellen
Maak een beheersplan voor jullie project.
BEHEERSING PROJECTPLAN
Vul in:
Grove planning
Die hebben jullie al voor opdracht 8 dus copy-paste is voldoende hier
Geld
Het budget
Kwaliteit
Eisen en wensen in het kort: het eisen en wensen onderzoek hebben jullie al uitgevoerd.
Informatie
Wie wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van het project: dit kunnen jullie overleggen met de opdrachtgever. Hij/zij wil misschien sommige dingen wel en sommige dingen niet weten. Dat geld ook voor de gebruikers. Het is goed om dit nu te checken zodat jullie niemand teleurstellen.
Jullie kunnen zelf rollen bedenken die bij jullie project passen. In een klein team, heeft iedereen meerdere rollen. In een groot team, kan een rol gedeeld worden.
Stap 7: het projectplan
Na de kick-off kan het projectteam het projectplan schrijven. Het projectplan geeft een overzicht van het hele project en is de basis voor het project. Het is belangrijk dat alle teamleden een bijdrage leveren en dat ieder teamlid, de opdrachtgever en soms de gebruikers het eens zijn over de inhoud. Pas als de opdrachtgever akkoord is, kan het projectteam beginnen aan de volgende fase.
Informatie voor het projectplan hebben jullie al verzameld:
Algemene informatie: naam van het project en naam van de opdrachtgever
De startnotitie uit de eerste fase (de initiatie- of startfase) kan helemaal overgenomen worden in het onderdeel resultaat.
Programma van eisen en wensen: wat willen de opdrachtgever en de gebruikers maar ook het projectteam voor het resultaat: het gaat nu om de details.
Grove fasering en planning (de planning wanneer iedere fase afgerond moet zijn).
Beheersing (hoe ga je om met tijd, geld en andere middelen).
Organisatie : hier staan de namen van de teamleden en hun rollen binnen het projectteam.
PROJECTPLAN
…
De startnotitie
Deze kunnen jullie overnemen uit de initiatiefase
Zie opdracht 3
Programma van eisen en wensen
Schrijf hier de eisen en wensen van de opdrachtgever en van de gebruikers als die ook hebben meegedacht.
Maak als projectteam jullie projectplan : deze leveren jullie bij de docent/opdrachtgever in. Pas na een GO kunnen jullie verder kunnen naar de ontwerpfase.
Opdracht 10 Projectplan
De startnotitie:
…
Programma van eisen en wensen:
…
Grove fasering en planning:
…
Beheersing:
…
Organisatie:
…
Go/No-Go Opdrachtgever:
…
Hoe rond je de definitiefase af?
Je bent klaar om de definitiefase af te ronden als jullie:
Een team samen hebben gesteld (opdracht 4).
Een lijst met afspraken hebben gemaakt (opdracht 6).
Een compleet projectplan hebben gemaakt (opdracht 10).
Een go van de opdrachtgever hebben gekregen voor het projectplan.
Het beslisdocument is ondertekend door de docent/opdrachtgever.
De volgende stap
Je kan pas aan de volgende fase beginnen als de definitiefase is afgerond.
Deze fase heet de ontwerpfase. Het is net als de initiatiefase en definitiefase weer een denk fase. De ontwerpfase is de laatste denk-fase die nodig is om jullie project uit te kunnen gaan voeren.
Dit is de laatste denk-fase. Tijdens deze fase gaan jullie het product ontwerpen. Jullie weten hoe jullie product of activiteit er uit moeten zien omdat jullie een eisen en wensen onderzoek hebben uitgevoerd tijdens de definitiefase.
Dit is de hoe fase: tijdens deze fase bepalen jullie hoe de vorm en de inhoud er uit zullen gaan zien en uit welke onderdelen het zal bestaan.
Voorbeeld: tijdens de definitiefase hebben jullie besloten dat het studentenfeest een hackathon met hapjes moet zijn. Tijdens de ontwerpfase kiezen jullie uit welke hapjes geserveerd zullen worden.
Leerdoelen
Jullie kunnen individueel een eigen ontwerp maken dat voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever.
Jullie kunnen in een klein team met andere projectmedewerkers een eigen ontwerp maken dat voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever.
Jullie kunnen vertellen waarom jullie een risicoanalyse voor jullie ontwerp moeten maken.
Jullie kunnen een risicoanalyse voor jullie ontwerp maken.
Nut en belang
Over het ontwerp moet goed nagedacht worden. Het ontwerp moet voor het resultaat zorgen waar de opdrachtgever in de startnotitie om heeft gevraagd. Het ontwerp moet ook voldoen aan de eisen en wensen van de opdrachtgever, die tijdens de definitiefase zijn onderzocht.
Opdrachten en projectdocumenten
Aan het einde van de ontwerpfase leveren jullie de volgende documenten in:
Het ontwerpvoorstel (opdracht 11).
De risicoanalyse (opdracht 12).
Er zijn drie opdrachten waar jullie aan gaan werken:
Opdracht 11 : voorstel voor het ontwerp.
Opdracht 12: risicoanalyse voor je ontwerp.
Opdracht 13: GO vragen aan de opdrachtgever/docent voor het ontwerp.
Rol van projectmedewerkers en projectleider
Tijdens de initiatiefase en de definitiefase hebben jullie als team alles samen gedaan. Vanaf nu gaan jullie als projectmedewerkers en projectleider individueel of in kleine groepjes aan het werk.
De projectmedewerkers gaan het resultaat of product ontwerpen. De projectleider speelt in principe geen rol bij het ontwerpen. De projectleider kan echter wel meedenken over de verschillende ontwerpen en over de risico’s.
De projectleider bewaakt de grove planning die opgenomen is in het projectplan. Dit kan de projectplanner doen door:
Regelmatig aan de projectmedewerkers te vragen hoe ver zij zijn met hun ontwerp en risicoanalyse.
Projectmedewerkers regelmatig een herinnering te sturen over hoeveel tijd projectmedewerkers nog hebben voordat de deadline verstreken is.
De projectmedewerkers te assisteren om de problemen op te lossen zodat de deadline nog steeds gehaald wordt.
De projectleider bewaakt ook de kwaliteit van de ontwerpen. Dit doet de projectleider door:
De ontwerpen te vergelijken met de eisen en wensen en het gewenste resultaat: deze staan in het projectplan en zijn daardoor makkelijk terug te vinden.
Als alle ontwerpen af zijn, bundelt de projectleider de ontwerpen en legt hij/zij de ontwerpen voor aan de opdrachtgever voor een GO.
Stap 1 Ontwerpen
Het is nu voor het projectteam en de opdrachtgever duidelijk hoe het resultaat of product er uit moet zien. Het eisen en wensen onderzoek uit de definitiefase is hier heel belangrijk omdat hierin precies beschreven staat aan welke eisen en wensen het ontwerp moet voldoen.
Wat houdt een ontwerp in?
Soms is het heel makkelijk om te vertellen wat een ontwerp is. Bijvoorbeeld als het gaat om het ontwerpen van een speciale fiets of een shirt voor een voetbal elftal. Dat kan je zien.
Maar ook voor een parkfeest of een hackathon kan je een ontwerp maken. Het ontwerp bestaat dan uit:
Welk eten en drinken wordt er geserveerd?
Op welke plek (locatie) wordt het feest georganiseerd?
Welke versiering wordt gebruikt?
Waar parkeren de gasten?
enz.
Verschillende ontwerpen maken
Het is mogelijk om verschillende ontwerpen te maken. De opdrachtgever, gebruikers en het projectteam kunnen de ontwerpen dan vergelijken en het beste ontwerp uitkiezen aan het einde van de ontwerpfase.
Voorbeelden van ontwerpen
Een ontwerp voor een tuin.
Een ontwerp voor de inrichting van een hardware-markt.
Een ontwerp voor versieringen.
Een informatiefolder voor een gameproject.
Een gedekte tafel voor een feest.
Een originele menukaart.
Taken verdelen bij het ontwerpen
Bij de rollenverdeling in het projectplan staat duidelijk omschreven wie verantwoordelijk is voor welk deel van het resultaat. Soms ben je alleen verantwoordelijk voor een deel van het eindresultaat, soms ben je samen met anderen verantwoordelijk voor een deel van het eindresultaat. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat jij voor verschillende delen verantwoordelijk bent, samen met anderen. Dan werk je in een aantal kleine teams samen om een deel van het eindresultaat te ontwerpen.
Als team ga je dus tijdens het ontwerpen in aparte groepen aan de slag. Zo wordt ieder deel van het eindresultaat ontworpen. Als alle teamleden klaar zijn, worden alle delen bij elkaar gelegd. Alle delen samen vormen het resultaat of product net als de puzzelstukjes die een puzzel compleet maken.
Opdracht 11 : voorstel voor het ontwerp
Naam/namen projectmedewerkers
…
Ontwerptaken
…
Schrijf hier je ontwerpvoorstellen op:
…
…
…
…
…
…
…
…
Stap 2 Ontwerpen: meer dan ontwerpen alleen
Er komt meer kijken bij het ontwerpen van een product, dan alleen het ontwerpen zelf.
Risicoanalyse
Het is belangrijk om tijdens de ontwerpfase goed na denken over het ontwerp zelf, maar ook over de risico’s die bij dat ontwerp horen. Als jullie van te voren weten wat er mis zou kunnen gaan, kunnen jullie het probleem vaak al oplossen voordat het misgaat. Bij een risicoanalyse hoort altijd een oplossing of voorstel om het risico te verkleinen of weg te nemen.
Voorbeeld 1:
Jullie moeten een natuurgebied, met daarin wilde dieren, inrichten met bruggen en paden voor wandelaars. De bruggen moeten stevig en veilig zijn zodat bezoekers geen gevaar lopen om in het water te vallen. Het risico bestaat in dit voorbeeld uit de wilde dieren in het water. Jullie kunnen dit risico verkleinen door een stevige en hoge brug te bouwen.
Voorbeeld 2:
Een parkfeest in de zomer: het risico bestaat dat het gaat regenen. Je hoeft het parkfeestje niet te veranderen: je kan partytenten met een terrasverwarmer neerzetten zodat alle gasten warm en droog blijven. Dan kan het feest ondanks de regen doorgaan.
De nazorg
Vergeet niet om de nazorg die jullie in de startnotitie hebben afgesproken, mee te nemen in het ontwerp. Ontwerp dus ook de nazorg.
Opdracht 12: risicoanalyse voor je ontwerp
projectmedewerkers
Maak een risicoanalyse voor jullie ontwerp en bedenk passende oplossingen.
RISICOANALYSE
Ontwerp:… Naam projectmedewerkers:…
Risico
Oplossing
…
…
…
…
…
…
…
…
Opdracht 13: GO vragen aan de opdrachtgever/docent voor het ontwerp
projectleider
De projectleider controleert de ontwerpen door ze met de eisen en wensen van de opdrachtgever te vergelijken.
De projectleider legt de ontwerpen voor aan de opdrachtgever of docent voor een GO.
De projectleider laat de opdrachtgever het beslisdocument ondertekenen.
Hoe rond je de ontwerpfase af?
Je bent klaar om de ontwerpfase af te ronden als jullie:
Het ontwerp af hebben , met een akkoord van de opdrachtgever.
Jullie een risico analyse hebben gemaakt voor jullie ontwerpen.
3. Het beslisdocument hebben laten ondertekenen door de docent/opdrachtgever.
De volgende stap
Nu dat al het denkwerk af is, kunnen jullie aan de voorbereidingsfase beginnen. Dit is de eerste doe-fase en jullie gaan beginnen met het plannen en voorbereiden zodat jullie tijdens de realisatiefase jullie product kunnen maken of jullie activiteit kunnen organiseren.
Tijdens deze fase beginnen jullie met het uitvoeren van jullie project. Jullie gaan van denken naar doen. Jullie hebben besproken wat jullie wilden ,een ontwerp gemaakt en nu is het tijd om met de voorbereidingen te beginnen om jullie ontwerp uit te gaan voeren. Om te beginnen hebben jullie een goed plan nodig. Dit heet een plan van aanpak. Nadat jullie het plan af hebben, gaan jullie er voor zorgen dat jullie alle middelen in huis hebben die jullie nodig hebben.
Voorbeeld 1:
Al het eten en drinken voor de hackathon inkopen. Jullie weten immers precies wat jullie nodig hebben, omdat jullie dit in het ontwerp beschreven hebben.
Voorbeeld 2:
De versieringen en het servies en de glazen bestellen. Ook hier geldt: jullie weten precies wat jullie nodig hebben omdat dit in het ontwerp staat.
Leerdoelen
Jullie kunnen vertellen waarom jullie een plan van aanpak moeten maken tijdens de voorbereidingsfase.
Jullie kunnen vertellen wat er in een plan van aanpak hoort te staan.
Jullie kunnen een plan van aanpak maken.
Jullie kunnen met jullie ontwerp en plan van aanpak de middelen kopen en bestellen die jullie nodig hebben om jullie project uit te voeren.
Nut en belang
Om het ontwerp succesvol uit te kunnen voeren en de kans op fouten en het verspillen van tijd en geld zo klein mogelijk te houden is er een plan nodig. Hiermee kunnen jullie verder werken aan het uitvoeren van het product. Dit plan wordt een plan van aanpak genoemd.
Opdrachten en projectdocumenten
Het gehele projectteam werkt tegelijkertijd aan de opdrachten: er zijn opdrachten voor de projectmedewerkers en er zijn opdrachten voor de projectleider.
Er is zijn 5 opdrachten waar jullie aan gaan werken:
Opdracht 14: maak een plan van aanpak voor ieder ontwerp (projectmedewerkers).
Opdracht 15: maak van alle plannen van aanpak een compleet plan van aanpak (projectleider).
Opdracht 16: leg het complete plan van aanpak voor aan de opdrachtgever/docent voor een GO (projectleider).
Opdracht 17: zorg ervoor dat alle middelen die jullie nodig hebben besteld of gekocht zijn (projectmedewerkers).
Opdracht 18: houdt een checklist bij van alle middelen (projectleider).
Stap 1 Plan van aanpak (zie afbeelding 1, pg. 4)
In een plan van aanpak staan een aantal belangrijke aspecten die jullie zullen helpen bij het uitvoeren van jullie ontwerp:
Ten eerste: “Wat jullie gaan ontwerpen”. Dit moet heel helder en duidelijk zijn, zodat je de volgende stappen van het plan van aanpak goed uit kan voeren.
Wat ga je doen en wie / wat heb je nodig om dat te gaan doen. Dit wordt een lijst van activiteiten en mensen die jullie nodig hebben om het project uit te voeren. De lijst met wat je nodig hebben wordt in feite een boodschappenlijst. Dat kunnen hapjes voor een borrel zijn, maar bijvoorbeeld ook versieringen voor de feestzaal of materiaal om een folder te maken.
Hoe gaan jullie om met het beschikbare budget, de uren en alle middelen die jullie nodig hebben om het ontwerp uit te voeren.
De planning is het laatste onderdeel van het plan van aanpak. Dit is ook wel de activiteitenplanning. Hier staat wat ieder teamlid gaat doen en op welk tijdstip (dag, datum. tijd, ochtend, middag enz.).
Het plan van aanpak laat dus zien wat iedere projectmedewerker gaat doen en hoe hij/zij dat gaat doen. Het is een soort routekaart om de eind bestemming te halen. Het is een belangrijk document omdat het de rode draad is voor deze en de volgende fase. Als iedere projectmedewerker zich aan het plan van aanpak houdt, heeft dit een aantal belangrijke voordelen:
Iedereen weet wat hij/zij moet doen.
De projectleider weet wat iedereen moet doen.
De projectmedewerkers weten van elkaar wat zij doen.
Jullie voorkomen dat jullie dingen dubbel bedenken of juist dingen ontwerpen die niet te combineren zijn.
Een plan van aanpak helpt dus om een project soepel te laten verlopen. Jullie werken in deze fase van projectmatig werken alleen, met zijn tweeën of samen met een aantal anderen aan jullie ontwerp. Omdat jullie niet (steeds) samen zitten met de andere teamleden, weten jullie niet van elkaar wat jullie doen. Het is belangrijk om dat wel te weten, omdat alle delen bij elkaar moeten passen om een mooi eindresultaat te vormen.
Voorbeeld:
Voor een studentenfeest bedenkt een teamlid een BBQ. Een ander teamlid is verantwoordelijk voor het uitzoeken van een locatie en die heeft juist voor een grote feestschuur op een boerderij gekozen. Daar mag niet ge BBQ-ed worden van de eigenaar. De locatie en het eten gaan dus niet goed samen.
De bedoeling is dat alle projectmedewerkers hun eigen plan van aanpak maken of in een groepje een plan van aanpak maken. Voor ieder ontwerp moet een plan van aanpak komen.
Als alle plannen van aanpak gemaakt zijn, moeten zij gebundeld worden in een groot plan van aanpak. Als ieder plan van aanpak een puzzelstukje is om een groot plan te maken, dan is het grote
plan van aanpak de complete puzzel waarmee het gewenste resultaat (zoals in de startnotitie en in het projectplan staat beschreven) uitgevoerd kan worden.
Een plan van aanpak maken
Iedere projectmedewerker of groepje van projectmedewerkers maakt een eigen plan van aanpak voor zijn/haar deel van het ontwerp. In ieder plan van aanpak moeten wel dezelfde onderwerpen aan de orde komen.
Als iedereen klaar is, moeten alle verschillende plannen van aanpak samengebracht worden in een groot plan van aanpak. Dit wordt het plan van aanpak dat de opdrachtgever goed moet keuren: een GO geven dus.
Een plan van aanpak maken afbeelding 1
Opdracht 14: maak een plan van aanpak voor ieder ontwerp
projectmedewerkers
Maak jullie eigen plan van aanpak.
Projectmedewerkers vullen kolom 1 en 2 in.
De 3e kolom: Check met datum / invullen door de projectleider, vult de projectleider pas tijdens de realisatiefase in.
Het is belangrijk om het resultaat en de eisen en wensen van de opdrachtgever hier over te nemen uit het projectplan: de projectleider kan de verschillende ontwerpen dan vergelijken met de eisen en wensen. Dan wordt meteen duidelijk of een ontwerp voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever.
PLAN VAN AANPAK
Naam/namen projectmedewerkers,:
Check met datum, invullen door de projectleider
Startvraag Met eisen en wensen van de opdrachtgever
Hier vul je in wat jouw/jullie deel van het ontwerpen is.
Eindresultaat
Met eisen en wensen van de opdrachtgever
Dit moet in ieder plan van aanpak hetzelfde zijn, omdat dit in de startnotitie en in het projectplan staat, maar ook omdat het is wat de opdrachtgever wil. Het kan niet meer veranderd worden!
…
Activiteiten
Wat ga ja doen?
…
Wat heb je nodig
…
…
Wie heb je nodig
Externe adviseurs?
Hulp van andere projectmedewerkers?
…
Beheersing
Tijd
Geld
Overige middelen
Informatie verstrekken
…
Planning
Wees realistisch
…
Opdracht 15: maak van alle plannen van aanpak een compleet plan van aanpak
projectleider
Leg alle plannen van aanpak naast elkaar en let op de volgende punten:
Heeft iedereen alle onderwerpen ingevuld?
Passen alle ontwerpen bij elkaar?
Wordt het eindresultaat zoals jullie dat in de startnotitie en in het projectplan hebben afgesproken?
Maak van alle plannen van aanpak een groot plan van aanpak.
Zijn alle puzzelstukjes gelegd om de puzzel compleet te kunnen maken.
Opdracht 16: leg het complete plan van aanpak voor aan de opdrachtgever/docent voor een GO
projectleider
De projectleider legt het complete plan van aanpak voor aan de docent/ opdrachtgever voor een GO.
De projectleider laat het beslisdocument door de opdrachtgever ondertekenen.
Stap 2 De eerste voorbereidingen – alle middelen in huis halen
Om jullie eindproduct tijdens de realisatiefase te maken of te bouwen, hebben jullie middelen nodig. Middelen kunnen uit artikelen bestaan maar ook uit de hulp of expertise van andere mensen.
Voorbeeld:
Om een hardware-markt in te richten hebben jullie kraampjes nodig.
Om een borrel te organiseren hebben jullie eten en drinken nodig.
Om de borrelhapjes klaar te maken hebben jullie iemand van een catering bedrijf of iemand met kookervaring nodig.
De middelen zijn dus de zaken die jullie nodig hebben om jullie ontwerp uit te voeren. Jullie hebben in het plan van aanpak, in het groende, deel al opgeschreven wat jullie nodig hebben. Hier hebben jullie ook opgeschreven wie jullie nodig hebben.
Tijdens de realisatiefase gaan jullie het eindproduct in elkaar zetten, daarvoor moeten jullie alle middelen in huis hebben en jullie moeten afspraken maken over wanneer anderen (bijv. de man van de catering) jullie komen helpen.
Projectmedewerkers zorgen ervoor dat zij de middelen op tijd in huis halen. De projectleider houdt het overzicht door na te gaan of alle middelen op tijd in huis zijn.
Opdracht 17: zorg ervoor dat alle middelen die jullie nodig hebben besteld of gekocht zijn
projectmedewerkers
Bestel en koop alle middelen die jullie nodig hebben om jullie ontwerp uit te voeren tijdens de realisatiefase.
Gebruik een lijst om op te schrijven wat jullie voor het ontwerp nodig hebben. Dit is in feite een boodschappenlijst (zie onderstaande voorbeelden).
Geeft een kopie van de lijst aan de projectleider.
Haal de middelen in huis.
Controleer of jullie alle middelen in huis hebben : de lijst is meteen een checklist om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, anders kan het ontwerp niet uitgevoerd worden. Jullie vinken telkens iets af als jullie deze boodschappen in huis hebben.
Middelen
Wanneer kopen/halen en in huis hebben
Waar kopen/halen
Checklist: het middel is in huis
Voorbeeld:
Vlees voor de BBQ
Ochtend van de BBQ
Als het mogelijk is: Tijd opschrijven
Slagerij de Vleeschman
Maak afspraken met de slager over ophaaltijden, dozen om het te vervoeren en betaling enz.
Ja/nee
Belang check: Als het vlees er niet is, is er geen eten. Als het vlees te vroeg is, kan het bederven en wordt iedereen ziek.
Voorbeeld:
Papier voor de folder
Een week voordat de folder geprint wordt
Papier handel of Conciërge op school
Ja/nee
Als het papier er nier op tijd is, kan er niet op tijd geprint worden en zijn de folders niet op tijd af om uit te kunnen delen.
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Rol van de projectleider: het project beheersen
De projectleider helpt in principe niet mee tijdens het voorbereiden. De projectleider zorgt er voor dat:
Alle projectmedewerkers op schema lopen: de planning bewaken.
Alle projectmedewerkers hebben wat nodig is om hun deel van het ontwerp uit te kunnen voeren: middelen, uren en geld bewaken.
De ontwerpen worden uitgevoerd zoals afgesproken in het projectplan: de kwaliteit bewaken.
De juiste mensen geïnformeerd worden over de voortgang en mogelijke problemen: informatie verzorgen.
De projectleider beheerst op deze manier de voorbereiding van het project. Dit is een belangrijke taak: als projectmedewerkers zich niet aan afspraken houden of er gaan dingen mis, kan dat vervelende gevolgen hebben:
Het project kan uitlopen en veel meer tijd kosten. Dan is het product of de activiteit niet op tijd af.
Het eindresultaat kan anders zijn dan dat de opdrachtgever had verwacht: dit kan tot klachten leiden.
Het plan van aanpak is de handleiding van de projectleider. In het plan van aanpak staat alles wat de projectleider moet weten om het project te beheersen en in goede banen te leiden.
De risicoanalyse en de planning in het plan van aanpak, die elke projectmedewerker of team van projectmedewerkers heeft gemaakt, zijn handige hulpmiddelen om te controleren of de projectmedewerkers wel alles doen om risico’s uit te schakelen en zich aan het schema te houden
Opdracht 18: houdt een checklist bij van alle middelen
projectleider
Als projectleider ben je eindverantwoordelijke. De projectmedewerkers maken een lijst van alle middelen die zij nodig hebben om hun ontwerp uit te voeren. Zie opdracht 17. Zij maken een uitgebreide boodschappenlijst.
De vierde kolom van de boodschappenlijst wordt door de projectleider en de projectmedewerkers gebruikt. Hier kunnen jullie afvinken wat jullie al in huis hebben.
Verzamel de boodschappenlijsten van de projectmedewerkers.
Vink in de vierde kolom af wat al in huis is.
Ga na of alle projectmedewerkers op schema lopen: kijk in de tweede kolom, daar staat wanneer de middelen gehaald moeten worden.
Als projectmedewerkers niet op schema lopen, zoek dan naar de oorzaak en bedenk een oplossing.
Middelen
Wanneer kopen/halen en in huis hebben
Waar kopen/halen
Checklist: het middel is in huis
Projectmedewerkers vullen dit in
Projectmedewerkers vullen dit in
Projectmedewerkers vullen dit in
Ja / nee
Probleem? > Opschrijven met oplossing
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Hoe rond je de voorbereidingsfase af?
Jullie zijn klaar om de voorbereidingsfase af te ronden als jullie:
Individuele plannen van aanpak hebben gemaakt.
Een compleet plan van aanpak hebben genaakt.
Alle middelen in huis hebben om jullie ontwerp te realiseren.
Een GO voor jullie plan van aanpak hebben van de opdrachtgever.
De volgende stap
Jullie ontwerpen zijn nu klaar om gerealiseerd te worden.
Jullie hebben nu een plan waarmee jullie het product kunnen uitvoeren. Jullie gaan van voorbereiden naar creëren in de realisatiefase. Dit is de tweede doe-fase. Jullie ontwerpen nemen nu concrete vormen aan met het plan van aanpak als handleiding.
Dit is de tweede doe-fase. Tijdens de realisatiefase voeren jullie de ontwerpen uit om het product te realiseren. Tijdens de voorbereidingsfase hebben jullie alles wat jullie nodig is in huis gehaald.
Zodra het product er is, kunnen de gebruikers, voor wie het product bedoeld is, ervan gaan genieten. Jullie hebben al tijdens het maken van de startnotitie en het projectplan over de gebruikers gesproken.
Kort samengevat: het is show time!
Na afloop, is het tijd om te evalueren: wat ging er goed, wat ging er minder goed?
Jullie plan van aanpak is tijdens deze fase weer heel belangrijk. In het rode gedeelte, de planning, staat precies wanneer jullie alles moeten doen. Soms is het handig om een draaiboek te maken als jullie product een activiteit is, zoals een feest of een sportdag.
Leerdoelen
Jullie kunnen het product realiseren of de activiteit uitvoeren, volgens de afspraken met de opdrachtgever.
Jullie kunnen jullie product of activiteit evalueren.
Nut en belang
Tijdens deze fase moeten jullie het product realiseren of uitvoeren, zoals jullie dat met de opdrachtgever besproken hebben. De opdrachtgever moet tevreden zijn over het resultaat. Om erachter te komen of dat ook daadwerkelijk zo is, gaan jullie met de opdrachtgever bespreken wat hij/zij ervan vond.
Het is dus belangrijk om je te houden aan wat er afgesproken is in:
De startnotitie (initiatiefase).
Het projectplan (definitiefase).
De ontwerpen (ontwerpfase).
Het plan van aanpak (voorbereidingsfase).
Opdrachten en projectdocumenten
Het gehele projectteam werkt tijdens de realisatiefase tegelijkertijd aan de opdrachten. De opdrachten zijn niet alleen opdrachten die op papier ingeleverd moeten worden maar bestaan ook uit het uitvoeren van de ontwerpen.
Er zijn 4 opdrachten waar jullie aan gaan werken:
Opdracht 19: maak een checklist (projectmedewerkers).
Opdracht 20: realiseer het ontwerp ( projectmedewerkers).
Opdracht 21: beheers het ontwerpproces (projectleider).
Opdracht 22: evaluatie (projectteam met opdrachtgever en eventueel gebruikers).
Stap 1 Hulpmiddelen
Plan van aanpak
Jullie gaan nu aan de slag om jullie ontwerpen uit te voeren of de activiteit te organiseren en te laten plaatsvinden. Het is belangrijk dat het eindresultaat precies zo wordt als de opdrachtgever verwacht. Jullie hebben al een plan van aanpak gemaakt. Dit is jullie eerste hulpmiddel, het is jullie handleiding.
Door het plan van aanpak aan te houden, kunnen jullie gericht en snel aan het werk. Jullie kunnen immers hierin de planning en alle andere informatie terugvinden. Het plan van aanpak helpt ook om ervoor te zorgen dat jullie op tijd klaar zijn.
Voor de projectleider is het plan van aanpak een hulpmiddel om het project te begeleiden. Onder het kopje Rol van de projectleider, kunnen jullie meer hierover lezen.
Checklist
Het is handig om bij te houden wat jullie al gedaan hebben en wat jullie nog moeten doen. Dit kan door een checklist te maken en bij te houden. Het zorgt voor overzicht voor jezelf maar ook voor anderen. Zo kan de projectleider zien hoe ver iedere projectmedewerker is; projectmedewerkers die al klaar zijn, kunnen snel en makkelijk ingezet worden om een collega-projectmedewerker te helpen die nog niet klaar is. Op de checklist kan iedereen zien wat er nog gedaan moet worden.
Opdracht 19: maak een checklist
projectmedewerkers
Maak een checklist om bij te houden wat er al gedaan is en wat nog niet gedaan is.
Bepaal hoe jullie checklist eruit moet zien
Maak jullie checklist
Punt om over na te denken:
Moet de checklist digitaal of op papier?
Moet de checklist gedeeld worden met andere projectmedewerkers of niet (werken jullie in een groepje of werk je alleen?).
Tip: zoek op internet naar een voorbeeld van een checklist.
Opdracht 20: realiseer het ontwerp
projectmedewerkers
Werk volgens jullie eigen plan van aanpak aan het uitvoeren van jullie deel van het ontwerp.
Rol van de projectmedewerkers: voorbereiden en samenwerken
Bij de rollenverdeling in het projectplan staat duidelijk omschreven wie verantwoordelijk is voor welk deel van de activiteit of het eindproduct. Soms ben je alleen verantwoordelijk voor een deel, soms ben je samen met anderen verantwoordelijk voor een deel van de uitvoering. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat jij voor verschillende delen verantwoordelijk bent, samen met anderen. Dan werk je in een aantal kleine teams samen om een deel van het resultaat te ontwerpen.
Als team ga je nu, net als tijdens het ontwerpen, in aparte groepen aan de slag. Zo wordt ieder deel van het resultaat of product voorbereid en gerealiseerd. Als alle teamleden klaar zijn, moet er een eindresultaat zijn, zoals dat omschreven is in het projectplan. Alle delen samen vormen dus het resultaat of product net als de puzzelstukjes die een complete puzzel maken.
Opdracht 21: beheers het ontwerpproces
projectleider
Als projectleider speel tijdens deze fase dezelfde rol als tijdens de voorbereidingsfase. Houd de voortgang van het project met behulp van een checklist bij.
PLAN VAN AANPAK
Naam/namen projectmedewerkers:
Check met datum in vullen door de projectleider
Startvraag
Met eisen en wensen van de opdrachtgever
Hier vul je in wat jouw/jullie deel van het ontwerpen is.
Eindresultaat
Met eisen en wensen van de opdrachtgever
Dit moet in ieder plan van aanpak hetzelfde zijn omdat dit in de startnotitie en in het projectplan staat maar ook omdat het is wat de opdrachtgever wil. Het kan niet meer veranderd worden!
…
Activiteiten
Wat ga ja doen?
…
Wat heb je nodig?
…
…
Wie heb je nodig?
Externe adviseurs?
Hulp van andere projectmedewerkers?
…
Beheersing
Tijd.
Geld.
Overige middelen.
Informatie verstrekken.
…
Planning
…
…
Stap 2 Show Time
Het product moet nu af zijn. En als het product een activiteit of een feest is, dan is het nu gerealiseerd.
De gebruikers kunnen ervan gaan genieten.
Jullie rol als projectmedewerker is bijna uitgespeeld. Het kan zijn dat jullie tijdens de realisatie, ook nog meewerken.
Voorbeeld 1:
jullie helpen in de bediening tijdens de hackathon of blijven erbij om te zorgen dat de borrel volgens de planning goed verloopt.
Voorbeeld 2:
jullie helpen om de brochure af te leveren op het juiste adres en helpen de brochure uit te delen.
Draaiboek
Een draaiboek is een lijst van wat er allemaal moet gebeuren om een activiteit op de dag zelf goed te laten verlopen. Het draaiboek laat zien wie waar verantwoordelijk voor is en wie het aanspreekpunttijdens een activiteit is.
In die lijst staan de volgende punten:
Tijd (hoe laat op de dag zelf).
Wie (wie doet het).
Waar (bijvoorbeeld de keuken, achter de bar, op het sportveld).
Wat (wat ga je precies doen: drankjes klaar zetten, doelen op juiste plek op het sportveld klaarzetten).
Opmerkingen (allerlei aanvullingen die belangrijk kunnen zijn).
Tijd
Wie
Waar
Wat
Opmerkingen
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Aandachtspunten voor het draaiboek:
Zet alles in chronologische volgorde. Het draaiboek begint bij het startmoment van de activiteit en eindigt bij de afsluiting van de activiteit.
Maak een lijst met namen en telefoonnummers van ieder die betrokken is bij een activiteit, zodat men elkaar zo nodig kan bellen en/of aanspreken.
Indien de projectmedewerkers elkaar niet kennen, organiseer dan een bijeenkomst om ieder aan elkaar voor te stellen.
Stap 3 Evalueren
Als het product is gerealiseerd, is het tijd om na te gaan of de opdrachtgever tevreden is met het werk dat jullie geleverd hebben. Dit is voor jullie zelf belangrijk om te weten te komen wat jullie een volgende keer anders zouden moeten doen. Maar ook om te weten wat jullie goed hebben gedaan: zodat jullie in de toekomst weer op dezelfde manier kunnen werken.
Opdracht 22: evaluatie
het hele projectteam
Evalueer jullie product door de volgende vragen met elkaar te beantwoorden.
Wat ging goed, wat kan beter!
evaluatievraag
antwoord
Start
…
Was het project goed gepland?
…
Zijn jullie binnen de planning gebleven?
…
Waren er voldoende middelen aanwezig?
Geld
Spullen
Uren
…
Verloop
…
Hoe verliep de samenwerking binnen het projectteam?
Wat kunnen jullie de volgende keer beter doen?
…
Hoe verliep de samenwerking met de opdrachtgever?
Wat kunnen jullie de volgende keer beter doen?
…
Kon iedereen zijn afspraken nakomen?
Waarom wel?
Waarom niet?
…
Waren er onverwachte gebeurtenissen?
Hoe zijn jullie hiermee omgegaan?
Hadden jullie de onverwachte gebeurtenissen kunnen voorkomen?
Kunnen jullie de onverwachte gebeurtenissen in de toekomst voorkomen?
…
Resultaat
…
Hebben jullie het gewenste resultaat behaald?
Waarom wel?
Waarom niet?
…
Is het productresultaat bruikbaar?
Waarom wel?
Waarom niet?
…
Hebben jullie de kwaliteit geleverd die jullie wilden leveren?
Waarom wel?
Waarom niet?
…
Hoe rond je de realisatiefase af?
Je bent klaar om de realisatiefase af te ronden:
Alle onderdelen zijn uitgevoerd of gemaakt.
Jullie een GO hebben voor het ingevulde evaluatieformulier.
De laatste stap
De laatste fase is de nazorgfase. Tijdens deze fase zorgen jullie ervoor dat jullie het project afronden.
Dit is de laatste fase van projectmatig werken. Het is ook een doe-fase. Het resultaat, dat ooit in een startnotitie als idee begon, is nu werkelijkheid geworden: jullie product is uitgevoerd en jullie hebben het inmiddels geëvalueerd met de opdrachtgever. Tijdens deze fase overhandigen jullie het resultaat aan de opdrachtgever en ronden jullie het project af. Een duidelijk einde is immers een van de kenmerken van projectmatig werken.
Voordat jullie het project definitief aan de opdrachtgever overhandigen, moeten jullie nog een paar laatste stappen uitvoeren.
De opdrachtgever moet verder kunnen werken met jullie product zonder de ondersteuning van jullie als projectteam. Soms kan dat zonder problemen, soms is er nazorg nodig.
Welke nazorg nodig is, hang af van jullie product. Hieronder staan een aantal voorbeelden zodat jullie een idee kunnen krijgen van wat de nazorg in kan houden.
Jullie hebben voor de hackathon een cateraar ingehuurd voor advies over geschikte borrelhapjes. Bedankjes sturen naar de catering die jullie geadviseerd heeft is een aardig gebaar. Jullie hebben fijn samengewerkt en in de toekomst willen jullie ook wel weer samenwerken. Als je een goede relatie onderhoudt met de cateraar, krijg je misschien de volgende keer korting.
Dit geldt ook voor het huren van kraampjes voor de hardware-markt. Wellicht gebruiken jullie de verhuurder van de kraampjes in de toekomst weer.
Jullie hebben een folder gemaakt voor de afdeling voorlichting van een groot recreatiebedrijf als Walibi. Daarvoor hebben jullie mooie foto’s gemaakt. Misschien wil Walibi de foto’s wel hebben om zelf te gebruiken in ander reclame materiaal. Door de foto’s te geven, bouw je aan een goede relatie met een grote klant. Als Walibi tevreden is, zal Walibi sneller aan jullie denken als zij weer een project hebben.
Op school hebben jullie de hulp van de conciërges gekregen om een lokaal in te richten. Door de conciërges te bedanken, laten jullie jullie waardering zien. Jullie zitten nog wel een paar jaar op school dus is het altijd fijn om een goede relatie te hebben met de mensen die op school werken.
Jullie hebben een serie spellen ontwikkeld voor een kinderdagverblijf of een bejaardentehuis. Die kunnen zij blijven gebruiken zonder jullie als projectteam erbij. Daarvoor hebben zij wel een handleiding nodig. De nazorg bestaat dan uit het schrijven van een handleiding om mee te geven aan de opdrachtgever.
Leerdoelen
Jullie kunnen vertellen waarom een goede nazorg belangrijk is.
Jullie kunnen vertellen hoe jullie een goede relatie met opdrachtgevers en leveranciers kunnen onderhouden.
Jullie kunnen opschrijven welke nazorg jullie zouden kunnen leveren.
Nut en belang
Goede relaties onderhouden is belangrijk. Jullie kunnen blij zijn met de hulp die jullie gekregen hebben van bijvoorbeeld de conciërge of de receptioniste. Dat weten zij echter niet, zij kunnen geen gedachten lezen. Jullie waardering laten zien is niet alleen een aardig gebaar, maar het is ook investeren in de toekomst: je weet maar nooit wanneer jullie weer moeten samenwerken.
Dat geldt ook voor opdrachtgevers: door ervoor te zorgen dat zij over het product maar ook over jullie als projectteam tevreden zijn, vergroten jullie de kans dat jullie weer ingehuurd worden. Op school kan het misschien voor een hoger cijfer zorgen!
Opdrachten en projectdocumenten
Er is één opdracht waar jullie aan gaan werken:
Opdracht 23: maak een lijst met nazorg die jullie zouden kunnen leveren (projectteam).
Je product controleren op kinderziekten
Tijdens de evaluatie hebben jullie het product of eindresultaat uitvoerig besproken. Als er gebreken zijn geconstateerd, kunnen jullie die nu nog herstellen (zaken die je na afloop kan veranderen om het product te verbeteren).
Opdracht 23: maak een lijst met nazorg die jullie zouden kunnen leveren
het hele projectteam
Jullie gaan jullie nazorg uitvoeren.
Controleer jullie product: is het compleet, moet er nog iets aangepast worden (kijk naar de evaluatie).
Kijk in de startnotitie naar wat jullie in de kolom nazorg hebben opgeschreven.
Denk na over hoe je de nazorg moet uitvoeren. Bijvoorbeeld: het versturen van bedankjes. Doen jullie dat per mail, met een kaart, met bloemen enz..
Voer de nazorg uit zoals jullie dat afgesproken hebben.
Nazorg
Door wie?
Op welke manier?
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Hoe rond je de nazorgfase af?
Je bent klaar om de nazorgfase af te ronden als:
Jullie het product gecontroleerd hebben, voordat jullie het overdragen aan de opdrachtgever.
Jullie de opdrachtgever alle nodige informatie hebben gegeven, die hij/zij nodig heeft om het product te gebruiken.
